Tips voor je telefonisch sollicitatiegesprek

Een gepland telefonisch sollicitatiegesprek is natuurlijk net zo belangrijk als een face-to-face gesprek, maar het kan ongemakkelijk aanvoelen. Met een goede voorbereiding leer je beter omgaan met de vorm van het gesprek en kan je je onderscheiden van andere sollicitanten.

Ter voorbereiding behandelen we vier belangrijke fasen van een telefonisch interview. Je krijgt tips over:

• De fase voorafgaand aan het telefonisch gesprek
• Wat je doet op de dag van het gesprek
• Tips voor tijdens het gesprek
• Na afloop van het gesprek

Het is allereerst belangrijk om te weten dat een telefonisch interview nooit onaangekondigd mag worden gedaan. Gebeurt dat wel, dan kan je beleefd zeggen dat het nu niet schikt en dat je graag een afspraak maakt.

Je telefonische sollicitatie voorbereiden

Bereid je voorafgaand aan het gesprek net zo voor als voor een face-to-face gesprek. Bevestig met de recruiter hoe lang het interview zal duren en plan je agenda minstens 1 uur voor en na het gesprek vrij. Bij een goede voorbereiding hoort het inlezen over de werkgever, de persoon waarmee je de telefonische afspraak hebt en uiteraard over de functie zelf.

Maak voor zo ver mogelijk een concrete voorstelling van wat jij, met jouw vaardigheden en ervaring, in deze rol kunt betekenen voor de organisatie. Oefen vervolgens een aantal veel voorkomende vragen en bereid zelf ook zeker een paar vragen voor jouw gesprekspartner voor.

Sommige kandidaten behandelen het telefonische gesprek als een "informele chat" en doen helemaal geen voorbereiding. Deze kandidaten halen zelden de volgende fase van het wervingsproces.

Werk voorafgaand aan het gesprek ook bewust aan je mondelinge communicatievaardigheden; de interviewer kan je lichaamstaal immers niet lezen. Ze hebben alleen je stem om op te focussen, dus eventuele slechte gewoonten zullen meer uitgesproken zijn.

Je kan vooraf een oefengesprek houden met een bekende en dit opnemen met je telefoon. Dit zal je extra helpen om gedragingen op te sporen, zoals te snel praten, mompelen, of stopwoorden gebruiken zoals "euh".

De dag van het telefonisch sollicitatiegesprek

En dan de dag van het de telefonische sollicitatie. Het klinkt misschien raar, maar doe op tijd een warming-up. Vooral als het telefoongesprek vroeg in de ochtend is en je misschien een beetje hees klinkt. Doe een paar stemoefeningen en drink alvast veel water.

En kom in een positieve mind-set. Doe vóór het interview een ademhalingsoefening om eventuele zenuwen te kalmeren. En geef jezelf een peptalk. Herinner jezelf daarbij aan al jouw prestaties tot nu toe.

Wij raden je ook aan om positieve resultaten te visualiseren, zoals de baan aangeboden krijgen. Dit herinnert je aan jouw einddoel en motiveert je om tijdens het telefoongesprek je beste prestaties te leveren.

Zorg dat je goed georganiseerd het gesprek in gaat. ‘The devil is in the detail’ dus controleer of je een telefoonsignaal hebt, een volle batterij en of je de naam en het nummer van de gesprekspartner hebt.

Weet wie wie belt en wanneer. Wees 15 minuten van tevoren klaar voor de oproep en zorg voor een stille ruimte waar je kunt praten. Als je op je werk bent zorg dan voor een geschikte plaats en als je thuis bent zet je de tv en de radio uit en laat iedereen in huis weten dat ze je het volgende uur niet kunnen onderbreken.

Vergeet niet om ook je huistelefoon op stil of uit te zetten, zodat deze niet overgaat tijdens het gesprek.

Tijdens het gesprek

Tijdens het gesprek zijn de volgende punten van belang.

Neem de telefoon binnen twee tot drie ringen op en beantwoord op een professionele manier, bijvoorbeeld met: "Hallo, u spreekt met …". Behoud deze professionele toon gedurende het hele gesprek.

Zorg dat je alle belangrijke informatie bij de hand hebt. Houd je cv, lijstjes van je belangrijkste vaardigheden en prestaties, plus eventuele informatie over het bedrijf bij de hand. Maar denk eraan deze notities niet letterlijk op te lezen, zorg ervoor dat je het papier niet te veel schuift of beweegt, want dan verraad je de spiekbrief!

Zelfs als de interviewer jou niet kan zien, kan het goed zijn om tijdens het telefoongesprek op je lichaamstaal te letten. Dat kan namelijk heel veel uitmaken voor hoe je klinkt en overkomt. Rechtop zitten of staan wanneer je vragen beantwoordt, zal er aan bijdragen hoe je stem klinkt. Glimlachen en gebaren zullen tijdens het gesprek een positieve intonatie veroorzaken.

Let op je spreektempo. We hebben vaak niet in de gaten hoe snel we praten aan de telefoon, vooral als we nerveus zijn. Als je merkt dat dit gebeurt, pauzeer dan even en haal diep adem. Het is ook raadzaam om op te staan en rond te lopen, dit kan je helpen je spraakpatronen te reguleren en je meer op uw gemak te voelen.

De interviewer kan jou niet zien, maar dit wil niet zeggen dat je weg kunt komen met slechte manieren. Vermijd eten en kauwgom, en doe geen andere dingen tussendoor, zoals scrollen door sociale media of berichten verzenden. Het zal voor de interviewer duidelijk zijn dat je bent afgeleid.

Mensen te veel onderbreken wordt ook als een slechte manier van doen beschouwd. Omdat je de visuele aanwijzingen van je gesprekspartner niet kunt lezen kan je moeilijker beoordelen of ze klaar zijn met praten. Op het moment dat je denkt dat ze klaar zijn met spreken, wacht dat heel even voordat je reageert.

Sluit het gesprek af zoals je dat ook bij een face-to-face sollicitatiegesprek zou doen. Bedankt je gesprekspartner voor hun tijd en zeg dat je het leuk vond om meer over deze carrièrekans te weten te komen. Herhaal jouw interesse in de rol en bespreek de volgende stappen, als dit nog niet is gedaan.

Na afloop van het telefonisch sollicitatiegesprek

Indien je een recruitmentbureau als tussenpersoon hebt, bel dan je recruiter direct na het interview op om jouw feedback te geven. Stuur een bedank-e-mail naar de interviewer, eventueel via je recruiter. Bevestig hierin nogmaals hoe geïnteresseerd je bent in deze mogelijkheid.

Vergeet niet om je telefoon de komende dagen in de buurt te houden.

Tegenwoordig zien we ook veel video-interviews. En willen ze je nogmaals spreken, lees dan hier hoe je je voorbereidt op het tweede sollicitatiegesprek.