Time management

Heb je het idee dat je niet met volle aandacht kunt doen wat belangrijk is op dat moment? Time management biedt handvatten om jouw werk te organiseren op zo’n manier dat je weer overzicht hebt en controle krijgt over je takenlijst.

Time management - Hays.nl

We nemen je mee door de volgende punten:

Wat is time management?
Wat zijn de voordelen van time management?
Getting Things Done
Time management tips

Wat is time management?

Het begint met overzicht hebben in wat je kan doen. En hoe je dat het beste kunt doen. De essentie van time management is het maken van keuzes en vooral de manier waarop je die maakt.

Maar het begint allemaal met effectiviteit. Een veelgemaakte fout is het verwarren van effectiviteit met efficiency. Efficiëntie of doelmatigheid is de mate van gebruik van middelen om een bepaald doel te bereiken. Effectiviteit of doeltreffendheid daarentegen geeft aan dat de uitkomst van het proces gerealiseerd wordt (bron: Wikipedia).

De eerste vraag is dus wat je wil bereiken. Door het vaststellen van een doel maak je je werk concreet en meetbaar. Vervolgens kan je door middel van time management zorgen dat je efficiënter wordt. Het heeft geen zin efficiency toe te passen als je nog niet effectief bent, want daarmee zal je geen grote tijdwinst gaan behalen.

Voordelen time management

Time management draait om het maken van de juiste keuze en dat zo efficiënt mogelijk.

Taken dubbel doen is zonde, maar gebeurt steeds vaker door alle mobiele apparaten die voorhanden zijn. Zo heb je vaak op elk apparaat wel je e-mail beschikbaar en zal je vast regelmatig je inbox doorzoeken naar een specifiek mailtje met een opdracht erin.

Een aantal voordelen van time management zijn:

Controle hebben over je workflow
Overzicht hebben over al jouw belangrijke en minder belangrijke taken
Richtlijn hebben voor het maken van beslissingen
Focus hebben op belangrijke taken
Tijd besparen op dubbele acties
Elimineren van onnodige zaken

De meest populaire time management methode: GTD

Getting Things Done (GTD) is de meest populaire en daarmee bekendste time management methode. De methode van Amerikaanse zakenman David Allen wordt over de hele wereld met succes toegepast.

Hoe werkt Getting Things Done?

De GTD methode helpt je in het maken van keuzes en het ordenen van jouw taken, zodat je je aandacht optimaal kan inzetten waar je het voor nodig hebt. Energiezuigende bezigheden en onnodige berichten worden gefilterd.

Stap 1: schrijf alles op
David Allen geeft aan dat je brein niet gemaakt is voor het onthouden van al jouw kleine taken en to-do’s, dus stap één is: schrijf alles op.

Stap 2: krijg de taak helder
De volgende stap is om de taak helder te krijgen en er een einddoel aan te verbinden. Dit maakt het makkelijker om de eerstvolgende actie te bepalen.

Stap 3: zet het uit je hoofd
Dan is het cruciaal om deze taken uit je hoofd te krijgen en op een lijst te zetten. Dat mag een papieren lijst zijn of een digitale, als het maar niet meer in je hoofd zit. Zo creëer je rust in je hoofd om je op belangrijke dingen te richten.

Stap 4: bekijk de lijst
Vervolgens dien je de lijsten regelmatig te reviewen. En natuurlijk de acties uit te voeren, maar dat is doorgaans niet de uitdaging.

In deze video, van David Allen, legt hij het basisprincipe van GTD uit.

GTD toepassen in je mailbox

Een handig boek voor Microsoft Office Outlook gebruikers is Elke dag je hoofd en inbox leeg. In een paar uur heb je het boek doorgebladerd.

Op een rustige ochtend kan je met het boek erbij je Outlook zo inrichten dat je volledig efficiënt de GTD methode toepast. Succes gegarandeerd. Mits je wel de hele methode overneemt en niet half aan je eigen methode vasthoudt (submapjes in Outlook ga je niet meer nodig hebben).

Websites met meer informatie over GTD

Op de Nederlandstalige website meereffect.nl kan je meer lezen over GTD of een toegepaste cursus boeken. Maar ook de website lifehacking.nl besteed ruim aandacht aan het onderwerp GTD.

Overige handige time management tips

Je kan je effectiviteit eenvoudig verbeteren door niet te multitasken, maar te singletasken
Neem je omgeving mee in het aanpassen van de werkmethode. Leer je collega’s of medewerkers dat ze je op bepaalde momenten mogen storen, maar niet op elk moment van de dag
Prioriteiten stellen is een belangrijke time managementvaardigheid. De Eisenhower matrix is een handig schema waarmee je prioriteiten en bijbehorende acties kunt bepalen
Het boek The 4-hour Workweek van Tim Ferriss kan nuttig zijn om te gebruiken als productiviteitsmethode. Niet alles in het boek is voor iedereen toepasbaar, maar de basis van wat Ferriss zegt is zeker de moeite waard als je op zoek bent naar een time management methode
Een andere populaire time management methode is de Pomodoro techniek. Het enige wat je hiervoor nodig hebt is een kookwekker
Een handige tool voor het bijhouden van digitale lijstjes is bijvoorbeeld Remember the milk