Zijn jaarlijkse functioneringsgesprekken aan het uitsterven?

 Leestijd: 3 minuten | Door Nick Deligiannis - Managing Director Hays Australië & Nieuw-Zeeland

Performancemanagement is aan het veranderen en sommige organisaties nemen meer het voortouw dan andere. GE baarde bijvoorbeeld opzien door de jaarlijkse evaluatiegesprekken af te schaffen, terwijl andere, modernere bedrijven zoals Google en Apple er überhaupt al geen gebruik meer van maakten.

Omslag in strategie functioneringsgesprekken

Charmi Patel, hoofddocent International Human Resource Management aan de Henley Business School, vertelde in een gesprek met Hays dat "er een enorme omslag heeft plaatsgevonden van traditionele evaluatiesystemen naar nieuw strategisch performancemanagement." Het is een omslag die volgens Patel sinds 2015 echt op gang is gekomen.

Van welke veranderingen moet u op de hoogte zijn, en kunt u ze inbouwen in uw eigen strategie voor functioneringsgesprekken?

Geef regelmatiger feedback

Het is maar de vraag of het goed werkt om een werknemer maar één keer per jaar feedback te geven en daartussen vrijwel niet. Veel bedrijven schakelen dan ook over op regelmatige feedbacksessies.

Uit een recente enquête van Hays onder 1516 mensen in heel Australië en Nieuw-Zeeland bleek dat 67 procent van de managers liever regelmatiger feedback zou willen geven. De meesten waren het erover eens dat het belangrijk is om terug te kijken op de successen van het afgelopen jaar, maar dat er ook sprake moet zijn van andere, regelmatige terugkoppeling, zodat verbeterpunten onmiddellijk kunnen worden aangepakt.

Zo kunnen werknemers en werkgevers gedrag aanpassen voordat het ingesleten raakt. En doordat feedback niet wordt opgespaard tot het eind van het jaar en managers dus minder tijd besteden aan problemen die vermeden hadden kunnen worden, gaan de prestaties en productiviteit erop vooruit.

Zie het als een coachingsessie

Volgens Patel moet performancemanagement gebaseerd zijn op het concept coaching. "Neem drie of vier keer per jaar de tijd om werknemers te coachen en advies te geven. Het gaat erom dat werknemers tools in handen krijgen om het proces zelf uit te voeren. Dat is waar het bij coaching om draait."

Geef personeel een stem

Het personeel moet een stem hebben in het proces. Voor de betrokkenheid van het personeel en voor het bereiken van persoonlijke doelen is het van belang dat feedbackgesprekken twee kanten op gaan.

Zo hebben individuele teamleden het gevoel dat ze vragen kunnen stellen en hulp krijgen wanneer het nodig is.

Leg de nadruk op motivatie

Een van de grootste voordelen van regelmatige feedbacksessies is dat werknemers gedurende het jaar meerdere keren een motiverende opkikker krijgen. Zonder regelmatige feedback kunnen teamleden zich ondergewaardeerd voelen nadat ze bijvoorbeeld een goede prestatie hebben geleverd.

Zoals Carol Atkinson, hoogleraar Human Resources Management aan de Manchester Metropolitan University Business School recentelijk zei in de Hays Journal: "Het kan heel motiverend werken als je complimenten krijgt en weet dat je goed bezig bent. Dat werkt positief op je betrokkenheid en commitment en draagt uiteindelijk dus bij aan betere prestaties."

Wees duidelijk over het totaalplaatje

Het is belangrijk dat managers tijdens evaluaties uiteenzetten waarom iemand belangrijk is voor de organisatie, wat hij/zij bijdraagt en hoe de persoonlijke doelen aansluiten op die van het bedrijf.

In de nieuwste editie van de Hays Journal verwoordde Jenny Goulding, directeur bij Agile HR Consulting, het op deze manier: "Een functioneringsgesprek is er om ervoor te zorgen dat de werknemer gemotiveerd is omdat hij of zij weet wat het bedrijf verwacht, waar het naar streeft en wat als een succes wordt gezien. Dan kan de werknemer ervoor zorgen dat zijn of haar inspanningen op één lijn liggen met die verwachtingen."

Als mensen weten wat hun rol is in het grotere geheel, komt dat hun output en betrokkenheid ten goede.

Maak gebruik van technologie

Sommige bedrijven zetten nu live ondersteunde platforms in bij het managen van doelen en het monitoren van prestaties. Die kunnen worden aangevuld met grootschaligere 360 graden feedbacksystemen, waarbij de feedback uit verschillende hoeken komt, bijvoorbeeld van lijnmanagers, leveranciers, klanten en soms zelfs collega's. Ook apps kunnen een rol spelen bij het geven van feedback. "In callcenters waar feedback van klanten van groot belang is, zie je vaak dat men gebruikmaakt van geavanceerde ingebouwde apps die bijhouden hoe de werknemer met de klant heeft gesproken, hoe de klant heeft gereageerd, enzovoorts," aldus Patel.

Los van de methode en de gebruikte technologie is het belangrijk dat het feedbackproces transparant, geloofwaardig en consequent is voor al het personeel. Mits het goed wordt gedaan is de kans groot dat regelmatige, tweezijdige, motiverende prestatiefeedback aan populariteit wint en het tijdperk van het jaarlijkse functioneringsgesprek uiteindelijk voorgoed achter ons ligt.