6 tips voor een vlekkeloos online onboarding proces

Verderop leggen wij de 6 stappen voor een goed online onboardings proces uit.

Waarom is een positieve online onboarding zo belangrijk?

Deze nieuwe medewerkers hebben in de weken voor hun start waarschijnlijk een emotionele rollercoaster doorgemaakt. Waar ze normaal al een mix van spanning en angst voelen bij het starten van een nieuwe baan, worden ze nu (tijdens deze onzekere ‘Corona-tijd’) ook nog geconfronteerd met een onzekerheid over hun toekomst en de nieuwe ervaring van een online onboarding. 

Een goed begin is het halve werk, dit geldt zeker in deze situatie. Met een onboarding worden medewerkers 34 procent sneller én beter ingewerkt, dan zonder. De eerste maanden zijn dus van cruciaal belang om het succes te bepalen. 

Het helpt de starter om aan extra kennis te komen over uw product en/of dienst, en snel aan de slag te kunnen. Tegelijkertijd zorgt een goede online onboarding voor een verbondenheid en kennismaking met de organisatiecultuur en collega’s. Uiteindelijk voelt de medewerker zich zekerder van de genomen beslissing om voor u te gaan werken.

Zes tips voor een vlekkeloos online onboarding proces

De doelen van een onboarding zijn altijd hetzelfde, of het nu gaat om een team dat zich altijd in hetzelfde kantoor bevindt, of om mensen die remote werken. Het verschil is dat wanneer collega’s niet naast elkaar zitten, u veel proactiever moet zijn. U moet er bewust voor zorgen dat u alles goed doet, want u zult niet dezelfde mini-check-ins hebben als anders, zoals een kop koffie of even aanschuiven aan een bureau. 

Hier zijn 6 tips die u kunnen helpen uw doel te bereiken:

1. Creatieve introductie

Nog voordat uw nieuwe starter aan de eerste werkdag begint, kunt u al zorgen dat ze betrokken worden bij de organisatie en ze welkom heten. Heeft de kandidaat het aanbod aangenomen? Stuur dan alvast een kaartje of bloemen namens de organisatie. Stuur een korte video van de CEO om de starter welkom te heten en een introductie over de bedrijfscultuur te geven. Ook is het leuk om een kort filmpje met het team te maken, om de zenuwen alvast weg te nemen. 

Is het kantoor (gedeeltelijk) open? Spreek dan op de eerste dag af om de spullen uit te delen, het kantoor te laten zien en kennis te maken met collega’s. Lukt dit niet? Dan kunt u bijvoorbeeld een visuele tour door het pand opnemen. 

2. Basis informatie

Tijdens het onboarding proces zal de nieuwe medewerker vaak op de eerste werkdag enkele basisprincipes gaan leren - hoe de e-mail werkt, wat de algemene missie van het bedrijf is, de organisatiestructuur, informatie over producten, diensten en processen. En ook praktische zaken, zoals wat de werktijden zijn en de bereikbaarheid van het kantoor. 
 
Vergeet niet om dit in een document te verwerken als een eerste briefing. Maak het de starter gemakkelijk om deze informatie te bekijken, bijvoorbeeld door alle kerndocumenten op te slaan op het intranet.

3. Toon interesse

Neem de tijd om de nieuwe starter te leren kennen. Hoe hebben zij het sollicitatieproces ervaren, wat verwachten zij van de onboarding, wat denken ze dat moeilijker zal zijn vanwege de huidige werkregelingen en hoe kunnen jullie samenwerken in deze tijd. Het onboardingstraject visualiseren helpt hierbij. Wees ook bereid om uw ervaring te delen - het gaat uiteindelijk over het opbouwen van een sterke, vertrouwde werkrelatie, het is geen tweede deel van het sollicitatiegesprek.

4. Betrokkenheid

Help de nieuwe medewerken relaties op te bouwen met het team en de hele organisatie. Plan videogesprekken in om de nieuwe medewerker aan mensen voor te stellen en betrek ze direct bij eventuele teamactiviteiten zoals de weekstart of andere online teammeetings. Het helpt om prioriteit te geven aan de mensen waarmee ze het meest gaan samenwerken, want als ze in de eerste week 50 mensen ontmoeten, zullen ze zich waarschijnlijk niet veel van hen herinneren.

5. Het buddy systeem

Hoe gaat het er dan écht aan toe in een organisatie? Een hoop staat geschreven in processen en documenten, maar er zijn veel kleine dingen die niemand je ooit heeft verteld. Meestal vinden we deze dingen uit door het aan andere mensen te vragen; het is sneller en collega’s vertellen hoe de dingen écht gedaan worden, niet hoe ze bedoeld zijn om gedaan te worden. 

Op kantoor kan de nieuwe starter gemakkelijk, informeel, aan mensen vragen hoe ze een vergaderzaal moeten boeken, waar de gedeelde documenten worden opgeslagen, wie ze moeten contacteren als ze technische problemen hebben, hoe ze kosten moeten declareren etc. 

Maar wanneer zij remote werken is dit moeilijker. Het helpt het om ze te koppelen aan een buddy - iemand bij wie ze terecht kunnen voor elke vraag, hoe eenvoudig die ook lijkt.

6. Uw rol als manager

Op dit moment moeten de meeste leidinggevenden managen op afstand. Het is, meer dan ooit, belangrijk om duidelijke verwachtingen te scheppen, naar de teamleden te luisteren, met hen in contact te blijven, feedback te geven en ze betrokken te houden. 

Dit is nog belangrijker voor een nieuwe medewerker: zorg in de eerste week voor een dagelijkse meeting, bespreek de planning voor de dag en stimuleer de starter vragen te stellen.

Als ze wat langer werkzaam zijn, kunt u samen met hen een plan van aanpak opstellen voor de komende maanden en ervoor zorgen dat ze de middelen en de motivatie hebben om succesvol te worden. 

Door deze 6 tips aan te pakken, zal u het nieuwe teamlid een gevoel van verbondenheid geven en zal hij snel een bijdrage kunnen gaan leveren.

Dit moment is ook perfect om te kijken naar het huidige offline onboarding proces. Wat werkt nog wel en wat zijn misschien aanpassingen die u kunt doen aan dit proces? En bent u benieuwd hoe kandidaten uw wervingsproces ervaren? Doe dan nu de test via onze Candidate Journey Mapper. 

Meer tips voor thuiswerksituaties

• Hoe behoudt het groepsgevoel bij thuiswerken?
• 3 tips om een remote team aan te sturen
• Welke vragen stelt u aan een potentiële medeweker, die enkel remote gaat werken?
• Zet video in tijdens uw wervingsproces