Constructieve feedback
Leestijd: 3½ minuut | Door Geoff Fawcett - Directeur Hays UK
8 tips voor constructieve feedback
1. De voorbereiding is van cruciaal belang
Een goede voorbereiding is, zoals altijd, essentieel. Neem voor aanvang van het gesprek de oorspronkelijke doelstellingen van de werknemer nog eens door en meet de prestaties daaraan af. Noteer een paar specifieke voorbeelden van goed of slecht presteren die u kan bespreken.
2. Wees transparant
Maak het proces volledig transparant. Laat voor aanvang van het gesprek weten wat u wilt bespreken en wat u ermee wilt bereiken. Wanneer u tijdens de evaluatie een formulier gebruikt, deel dat dan van tevoren met de werknemer. Dat zal wat spanning wegnemen en de werknemer in staat stellen zich grondig voor te bereiden.
Het gaat erom een vertrouwenssfeer te creëren. Als u een succesvolle leidinggevende bent, is dat nu al een belangrijk onderdeel van de relatie met uw team. Die sfeer zal uw werknemer het vertrouwen geven dat u de feedback verstrekt omdat u in zijn of haar kwaliteiten gelooft en graag ziet dat de werknemers zich ontwikkelen, en dat er geen persoonlijke redenen achter de kritiek schuilgaan.
3. Laat hen het woord voeren
Moedig de werknemer aan om veel te vertellen. Het gesprek moet niet overkomen als een eenzijdige ondervraging, maar als een open evaluatie die jullie samen uitvoeren.
Wat is er goed gegaan en wat minder? Vraag de werknemer allereerst naar zijn/haar doelstellingen en naar eventuele successen en uitdagingen. Moedig hem/haar aan om te praten over wat hij/zij heeft geleerd of in de toekomst anders kan doen. Zelfreflectie is van cruciaal belang.
4. Begin met de positieve kant
Geef als eerste concrete voorbeelden van momenten waarop u onder de indruk was van de prestaties van de werknemer. Daarmee stelt u de werknemer op gemak en heeft u een goede basis om de negatieve punten te bespreken.
5. Presenteer de feiten zonder oordeel
Bespreek de feiten in alle eerlijkheid, zonder te oordelen of overdreven kritisch te worden. Let wel: als er iets schort aan de prestaties, is dit het moment om het te benoemen. Draai niet om de hete brij heen.
Bij het geven van negatieve feedback is het van belang om specifieke voorbeelden en constructieve tips aan te leveren die de werknemer in staat stellen om het effect van zijn/haar acties in te zien en zo tot verbeteringen te komen. Een voorbeeld: "De inhoud van je presentatie vorige week was uitstekend, maar ik merkte dat je een beetje in elkaar gedoken stond en je publiek had moeite om je te verstaan. De volgende keer zou je misschien het volgende kunnen proberen/zou je een training willen volgen om je presentatievaardigheden aan te scherpen?" Probeer het voorbeeld zo helder mogelijk neer te zetten. Hoe meer informatie, hoe beter. Hoe minder vaag u bent, hoe geloofwaardiger en waardevoller uw feedback wordt. Het is aan te raden om ook wat positieve opmerkingen te plaatsen rondom de negatieve feedback; het doel van de evaluatie is om te motiveren en inspireren.
Denk goed na over uw formulering als u feedback geeft. Zinnetjes als 'Ik denk dat' en 'ik merkte dat' kunnen goed van pas komen. Bespreek eventuele problemen punt voor punt en niet allemaal tegelijk. Op die manier krijgt de werknemer de tijd om de informatie te verwerken en te reageren op wat u net hebt gezegd. Zorg er altijd voor dat er tussen de punten ruimte is voor vragen.
6. U bent er om hen te ondersteunen
Laat gedurende het functioneringsgesprek steeds doorschemeren dat u in de kwaliteiten van de werknemer gelooft, dat u graag wilt dat hij/zij zich ontwikkelt en dat u hem/haar daarbij wil helpen.
Laat de werknemer zien dat u hem/haar serieus neemt door te vragen of hij/zij baat zou hebben bij meer een-op-eengesprekken of trainingen.
7. Eindig positief
Het is belangrijk dat de werknemer de evaluatie geïnspireerd en met hernieuwde energie verlaat. Daar kunt u voor zorgen door positief te eindigen. Benadruk de positieve punten en vraag de werknemer naar zijn/haar ambities en doelstellingen voor de komende maanden.
Maak duidelijk dat het behalen van de doelen de minimale verwachting is, en dat de werknemer altijd hoger zou moeten mikken. Daarmee kweekt en voedt u een ambitieuze omgeving. Dit is het moment om doelen te stellen en naar de toekomst te kijken.
8. Functioneringsgesprekken kunnen uw medewerkers motiveren
Stuur de medewerker na het gesprek een e-mail met de vijf belangrijkste doelstellingen in simpele bulletpoints. U kunt adviseren om regelmatig terug te grijpen naar die doelstellingen, wat bijdraagt aan de focus en motivatie in het team. Prik ten slotte een datum voor de volgende evaluatie.
Door regelmatig informele feedback te geven op individuele taken en projecten, aangevuld met twee of drie formele evaluaties per jaar, zorgt u ervoor dat uw team goed presteert en creëert u een ambitieuze en productieve omgeving.
Zó schrijft u een goede aanbeveling op LinkedIn, of herkent u wanneer een medewerker u wilt verlaten.
