Het dichten van de kloof tussen management en medewerkers

 Leestijd: 5 minuten | Door Dan Rodriguez, CEO & Managing Director - Hays USA

Een dergelijk gebrek aan communicatie en een verstoorde verhouding tussen personeel en management kan uitmonden in een 'wij tegen zij'-situatie, waarbij teams zich niet gehoord voelen door hun leidinggevenden.

Waarom moet u waken voor de 'wij tegen zij'-mentaliteit?

De sterkste bedrijven floreren omdat alle medewerkers, van de schoonmaker tot de Managing Director, weten wat hun taak is, waar ze naar op weg zijn en, belangrijker, waarom ze doen wat ze doen. Ze hebben een doel. Iedereen begrijpt wat het bedrijf doet en welk beeld naar klanten, potentiële afnemers en het grote publiek moet worden gepresenteerd. Bovendien weten alle betrokkenen dat het volgende briljante idee, dat ervoor zorgt dat het bedrijf de concurrentie ver achter zich laat, van iedereen binnen de organisatie kan komen.

In een 'wij tegen zij'-situatie hebben werknemers het gevoel dat ze niet serieus genomen worden. Daardoor kunnen ze wrok gaan koesteren en denken: waarom zou ik als er toch niet geluisterd wordt?, waardoor ze hun geweldige ideeën voor zich houden, eventuele problemen niet aan de kaak stellen en niet in oplossingen denken. Daarnaast worden uw ideeën minder effectief doorgevoerd omdat mensen niet snappen waarom ze doen wat ze doen, en niet het gevoel hebben dat ze om hulp of advies kunnen vragen. Uiteindelijk steken gevoelens van onvrede de kop op en kan het zijn dat in principe uitstekend personeel elders zijn heil gaat zoeken.

Hoe weet u of dat aan de hand is in uw organisatie?

Hebben uw personeelsleden het idee dat ze met u kunnen praten? Komen ze naar u toe met suggesties om processen aan te scherpen of nieuwe ideeën om het resultaat te verbeteren? Voelt u zich onderdeel van het team, ondanks dat u de leidinggevende bent? Brengt het personeel u op de hoogte van wat er in het team speelt en wordt u om advies gevraagd? Wanneer u al deze vragen met 'nee' hebt beantwoord, of zelfs de meeste, dan heeft u wellicht een probleem.

Als leidinggevende bent u verantwoordelijk voor het aanpakken van een 'wij tegen zij'-sfeer, of u nu een klein team binnen een bedrijf leidt of de hele organisatie. Het goede nieuws is dat u genoeg kan doen om bij te sturen en ervoor kan zorgen dat iedereen zich betrokken en gemotiveerd voelt.

Hoe bestrijdt u de 'wij tegen zij' mentaliteit?

Het begint bij goed rondkijken en erkennen dat er een probleem is. Als u zich er niet bewust van bent, kunt u het ook niet oplossen. Luister naar uw werknemers. Bestudeer hun lichaamstaal en manier van praten. Klinken ze blij en enthousiast of juist terneergeslagen en down? Probeer uzelf in hen te verplaatsen en te begrijpen waarom ze zich zo voelen, en wat u kunt doen om het verschil te maken.

1. Wees betrokken

Als u wilt dat uw personeel betrokken en actief is, zult u zelf ook betrokken moeten zijn. Wees sociaal, neem de tijd om een praatje te maken en mensen te vragen hoe hun weekend was. Ga mee een borreltje drinken na kantoortijd. Probeer te onthouden waar mensen mee bezig zijn, of ze net terug zijn van vakantie of net een baby hebben gekregen - de kleine informele gesprekjes die u buiten het werk om voert zonder erbij na te denken.

Dat kunt u allemaal zien als tijdverspilling, omdat er niet gewerkt wordt als u staat te kletsen en echt naar mensen luistert, maar deze dingen vormen juist het smeermiddel dat ervoor zorgt dat uw bedrijf soepel blijft draaien. Wees menselijk. Gedraag u niet alleen als 'meneer of mevrouw de manager'. Deel uw ervaringen, uw hobby's en interesses, en zelfs de fouten die u heeft gemaakt. Zo komt u meer benaderbaar over en zullen personeelsleden makkelijker op u afstappen om hun vraagstukken en ideeën met u te delen.

Bouw uw relaties met mensen op zoals u dat zou doen bij het netwerken - dat wil zeggen, uit oprechte interesse en niet alleen omdat het zakelijk verantwoord is. Op die manier zal de algehele sfeer erop vooruitgaan en zal het personeel het gevoel hebben dat u echt betrokken bent.

2. Communiceer

Zeg teamvergaderingen niet af en stuur niet altijd een assistent-manager. Soms is dat misschien onvermijdelijk, maar als u er een gewoonte van maakt, raakt u vervreemd van uw medewerkers en krijgen zij het gevoel dat het u allemaal niet interesseert. Probeer regelmatig vergaderingen in te plannen met uw teams en managers om op de hoogte te blijven, ideeën uit te wisselen, feedback te geven en vooruit te plannen. Wees oprecht, duidelijk en eerlijk, anders gaan mensen zich afvragen of u geheime bijbedoelingen hebt, en geef uw fouten toe - daarmee dwingt u respect af. Vertel zoveel mogelijk over de richting die het bedrijf op gaat en de toekomst, ook als er slecht nieuws is. Weten is beter dan niet weten - vooral als niet weten gepaard gaat met gissen en speculeren.

3. Sta open voor ideeën

Laat uw werknemers weten dat u openstaat voor ideeën. Eventueel kunt u een prijs uitreiken voor het beste idee, of het meest kosteneffectieve, of het meest innovatieve, enzovoorts, afhankelijk van wat het best bij uw organisatie past. Prijzen kunnen van alles zijn, van een uur eerder naar huis mogen tot een betaalde vakantie, als het maar een goede motivatie is voor uw personeel.

Wanneer uw werknemers met ideeën of suggesties komen, is het belangrijk om aandachtig te luisteren en goed na te denken over wat het voorstel inhoudt. Laat zien dat u betrokken bent en geef werknemers complimenten voor hun bijdrage. Als een suggestie echt kan werken, zorg er dan voor dat deze wordt doorgevoerd en dat de bedenker de verdiende erkenning krijgt. Als het idee niet kan worden uitgevoerd, leg dan ook uit waarom dat zo is, zodat uw werknemers niet het gevoel krijgen dat ze worden genegeerd.

Neem risico's en heb vertrouwen in de ideeën van mensen. Ze zullen niet allemaal even goed uitpakken, maar dat geldt voor alle ideeën. Het is belangrijk een sfeer te creëren waarin het uitproberen van nieuwe dingen wordt aangemoedigd en er niet met de vinger wordt gewezen als er iets mislukt. Zo heeft u binnen de kortste keren een overvloed aan ideeën.

4. Pak problemen aan

Wanneer uw personeel kwesties aankaart, kunt u het beste proactief zijn en er alles aan doen om de problemen op te lossen. Houd mensen ondertussen op de hoogte, zodat ze weten dat u ermee bezig bent. Negeer problemen nooit en neem zelf de verantwoordelijkheid om ze aan te pakken, zodat mensen het gevoel krijgen dat ze bij u kunnen aankloppen als ze steun of hulp nodig hebben.

5. Wees consequent

Mensen weten graag waar ze aan toe zijn en willen de zekerheid dat hun manager op een eerlijke en consequente manier omgaat met zowel mensen als problemen. Behandel iedereen met evenveel respect. Het is belangrijk om u te houden aan u eigen normen en waarden. Kom u woord na, en communiceer duidelijk over wat mensen van u kunnen verwachten.

Kortom, consequent zijn is goed voor het vertrouwen en een stevige basis voor relaties. Laat u niet vangen in een 'wij tegen zij'-mentaliteit. Wanneer u de tijd neemt om te communiceren, luisteren en begrijpen, zullen uw medewerkers meer motivatie en betrokkenheid tonen.