Kennis overdragen binnen de organisatie

Leestijd: 5 minuten | Verschenen in Hays Journal 10

In welke sector een bedrijf ook actief is, kennis overdragen kan commerciële waarde opleveren. Het registreren, actueel houden en het delen van kennis zijn van levensbelang voor de duurzaamheid van een bedrijf en haar vermogen om een concurrentievoordeel te behouden. Middels geavanceerdere technologie kunnen we sneller dan ooit tevoren kennis verwerven, delen en verspreiden. Door het gebruik van de juiste hulpmiddelen hebben medewerkers antwoorden op hun vragen binnen handbereik en kunnen collega’s in verschillende delen van de wereld in real-time van elkaar leren.

Dr. Mark Loon, Senior Lecturer in organisational behaviour aan de University of Worcester legt uit: “De manier waarop we leren en kennis verwerven is met de komst van het internet radicaal veranderd. Het verbindt ons niet alleen met een schat aan informatie maar het verbindt ons ook aan mensen die de informatie of kennis kunnen bezitten die we nodig hebben”.

Dit is zeker het geval geweest bij wereldwijd opererend Ingenieursbureau Laing O’Rourke. Het creëren van de nieuwe rol 'Kennis Manager' bij het bedrijf, laat zien hoe belangrijk deze kwestie is geworden. Stephen Hinds, ongeveer 4 maanden Kennis Manager bij Laing O’Rourke, zegt dat er naar aanleiding van een medewerkersbetrokkenheidsonderzoek bleek dat er ruimte was voor verbetering op het gebied van het effectiever kennis overdragen.

“Als we kennis niet effectief delen dan zou het zomaar kunnen gebeuren dat we hetzelfde probleem steeds opnieuw aan het oplossen zijn” legt hij uit. Dit alles resulteerde in het online platform iKNOW, welke Hidens vergelijkt met 'een Wikipedia site voor het vastleggen en delen van onze kennis, lessen waar we lering uit getrokken hebben en de belangrijkste product- en project ervaringen'. De hoeveelheid content op iKNOW groeit en het doel is om voor maart 2017, 1.000 pagina’s te uploaden.

Zoeken naar kennis, en kennis overdragen

Medewerkers die op zoek zijn naar specifieke kennis voor projecten waaraan ze werken maken gebruik van de zoekmachine van iKNOW. Toegang tot informatie kan ook op andere manieren verkregen worden: per sector, per onderwerp, of per toezichthouder. Elk item heeft een lijst van belangrijke contactpersonen zodat medewerkers contact op kunnen nemen met een deskundige op een bepaald onderwerp. Dit heeft ertoe bijgedragen dat collega’s die aan soortgelijke projecten werken of vergelijkbare problemen moeten oplossen, binnen het Europese en Australische netwerk van Laing O’Rourke met elkaar samenwerken.

Hoewel iKNOW positief ontvangen is staat het qua gebruik nog in de kinderschoenen, vandaar dat aan alle medewerkers gevraagd is om wat relevante content te uploaden. Elke medewerker kan een artikel schrijven of aanpassen en, om nauwkeurigheid te waarborgen, worden de artikelen eerst goedgekeurd door een projectleider, of een andere deskundige op het onderwerpsgebied. Tegelijkertijd promoten managers de carrièrevoordelen om binnen jouw vakgebied als een deskundige te worden beschouwd. Veel collega’s hebben enthousiast gereageerd op de kans om hun kennis effectief te delen en daarmee een positieve invloed te hebben op de manier waarop de organisatie opereert. Er bestaan ook potentiële ideeën om top medewerkers te erkennen, bijvoorbeeld door het laten zien van een ‘pagina van de maand’ of een lijst van de meest gelezen content.

Volgens Hinds heeft kennis overdragen en het actueel houden van deze kennis een enorm positief bedrijfseffect voor het projectmatig gestuurde bedrijf Laing O’Rourke. “Het zorgt ervoor dat de schat aan informatie die in projecten zit niet verloren gaat,” zegt hij. “Anders kan het zo zijn dat een medewerker een project afrondt en doorgaat met een ander project met kans op verlies van die belangrijke informatie. Maar ook als iemand het bedrijf verlaat of met pensioen gaat blijft de informatie binnen het bedrijf gewaarborgd.” Daarnaast gebruiken medewerkers het interne netwerk Yammer om informatie te delen of om vragen te stellen over projecten.

Medewerkers die toegang hebben tot deze specifieke of expliciete informatie is slechts één aspect van de kennismanagement uitdaging. Maar hoe leggen we de waarde van ervaring vast of de ‘onbewuste kennis’ die mensen hebben? “Wanneer mensen organisaties verlaten kan impliciete kennis verloren gaan,” zegt Loon. “Organisaties die zich dit realiseren hebben een aantal maatregelen voorhanden om ervoor te zorgen dat veel van de verkregen wijsheid gewaarborgd blijft. Kennisoverdracht kan alleen plaatsvinden als ervaring en onbewuste kennis kunnen worden omgezet in expliciete kennis.”

Bij hoogwaardig meubelbedrijf Herman Miller zijn 1.300 van de 6000 medewerkers water carriers. Hun taak bestaat uit het begeleiden van nieuwe werknemers en het delen van hun ervaringen om zo de toekomst van het bedrijf te helpen vormgeven. Werknemers die 20 jaar voor het bedrijf gewerkt hebben worden geëerd tijdens een ceremonie en hun naam wordt op een beeld van een waterdrager gegraveerd, welke tentoon wordt gesteld op het hoofdkantoor van het bedrijf in de VS. De naam is afgeleid van een stamtraditie waar de waterdrager een speciale positie innam als symbool van levensonderhoud. 

Loon voegt hieraan toe dat soortgelijke rituelen plaatsvinden als consulting teams met veel kennis, projecten voor cliënten afronden. “In mijn tijd was het heel normaal voor projectteams in management consulting om hun ervaringen, die werden opgedaan tijdens projecten, vast te leggen als ‘oorlogsverhalen’. Hierin gaven medewerkers ups en downs van het project aan en hun reflectie op hoe en waarom zij dingen anders zouden doen en wat ze hetzelfde zouden doen.” 

“HET IS HEEL BELANGRIJK OM KENNIS BINNEN HET BEDRIJF TE HOUDEN" - Marina Alekseeva, Kaspersky Lab

Medewerkers van IT-beveiligingsbedrijf Kaspersky Lab hebben veel complexe, gespecialiseerde technische kennis. “Daarom is het heel belangrijk om deze kennis binnen het bedrijf te houden en ervoor te zorgen dat het wordt gecommuniceerd en overgedragen naar andere mensen,” legt Marina Alekseeva, Chief HR Officer uit. Het bedrijf heeft gewerkt aan het in staat stellen van interne experts om kennis te delen door middel van een reeks initiatieven zoals ‘train de trainer’-opleidingen en verbeteringen van faciliteringsvaardigheden.

Het bedrijf deelt bedrijfsinformatie en marktinformatie via het intranet en via een wekelijkse e-mail. Maar volgens Alekseeva zou het nog beter zijn als medewerkers proactiever kennis overdragen. “Je kunt niet garanderen dat iemand de e-mail leest of op het intranet kijkt als die persoon druk is. Daarom nodigen we mensen uit om face-to-face of online te discussiëren via ons netwerk van coaches en mentoren. Een dialoog is belangrijk.” 

De manier waarop Kaspersky kennis deelt laat een groeiende trend richting ‘social learning’ zien – het idee dat medewerkers stukjes waardevolle informatie kunnen delen met collega’s en dat dit op informele wijze gedaan kan worden in plaats van op de traditionele manier via een cursus. Dit kan heel eenvoudig in de vorm van het delen van een TED talk in een online discussiegroep of deskundigen die ‘lunch en leer’-sessies geven voor andere medewerkers. 

Elk stukje kennis vastleggen binnen een bedrijf lijkt een onmogelijk streven en dat is het waarschijnlijk ook. Maar het creëren van een meer open cultuur waarin informatie wordt gedeeld in plaats van bewaard, waar van fouten wordt geleerd en waar ervaringen worden doorgegeven kan op de lange termijn alleen maar zijn vruchten afwerpen.