Privacybeleid voor corporate recruitment bij Hays

INLEIDING

• Dit Privacybeleid voor Corporate Recruitment is van toepassing op mensen die bij Hays solliciteren.
• Dit Privacybeleid voor Corporate Recruitment beschrijft hoe we uw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken en verwerken en hoe we daarbij voldoen aan onze wettelijke verplichtingen jegens u. Uw privacy is belangrijk voor ons en we maken ons sterk voor het beschermen en waarborgen van uw rechten inzake de privacy van gegevens. 
• Als u aangeeft dat u ook wilt dat wij uw persoonsgegevens verwerken om geschikte functies te vinden bij klanten van Hays of andere derden, dan is ons Algemeen Privacybeleid op u van toepassing met betrekking tot deze verwerking. Dit staat op onze website.

• Om twijfel hierover weg te nemen, dit Privacybeleid voor Corporate Recruitment is niet van toepassing op Personeel van Hays als zij solliciteren naar interne functies – als u daaronder valt, raadpleeg dan het Privacybeleid voor het Personeel dat te vinden is op het intranet van Hays.
• Als u een aanbod voor indiensttreding bij Hays aanvaardt, dient u het Privacybeleid voor het Personeel te raadplegen voor informatie over hoe we persoonsgegevens van Personeel verwerken. U ontvangt dit beleid tijdens het onboardingproces.

• Met het oog op de toepasselijke gegevensbeschermingwetgeving, waaronder, maar niet uitsluitend beperkt tot, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening (EU) nr. 2016/679) (de "AVG"), kunt u het bedrijf dat verantwoordelijk is voor uw persoonsgegevens ("Hays" of "wij") vinden in Bijlage 1.
• Dit Privacybeleid voor Corporate Recruitment kan periodiek worden gewijzigd. U kunt deze pagina bezoeken wanneer u op de hoogte wilt blijven aangezien we hier mogelijke wijzigingen in onze aanpak inzake privacy van gegevens zullen plaatsen.
• Indien u ontevreden bent over enig aspect van ons Privacybeleid voor Corporate Recruitment, is het mogelijk dat u wettelijke rechten hebt. We hebben waar relevant, deze rechten ook beschreven.
• Dit Privacybeleid voor Corporate Recruitment is van toepassing in relevante landen verspreid over ons hele internationale netwerk. Het is mogelijk dat verschillende landen gegevensbescherming op enigszins andere manieren benaderen. Daarom hebben we ook landenspecifieke onderdelen in dit Privacybeleid voor Corporate Recruitment opgenomen.  U kunt overzichten van landenspecifieke bepalingen vinden in Bijlage 3. Dit stelt ons in staat te kunnen garanderen dat we voldoen aan alle toepasselijke vormen van gegevensbescherming, waar u zich ook bevindt.

WAT VOOR PERSOONSGEGEVENS VERZAMELEN WE IN VERBAND MET REKRUTERING?    

• Wij verzamelen gegevens over u om het Recruitmentproces soepel te laten verlopen, bijvoorbeeld wanneer wij een rechtmatig belang hebben als wij u in aanmerking nemen voor een functie en om ervoor te zorgen dat wij aan onze verplichtingen uit wet- en regelgeving kunnen voldoen. Afhankelijk van de relevante omstandigheden en de lokale wet- en regelgeving is het mogelijk dat we een deel van of alle hieronder opgesomde gegevens verzamelen om hierbij te helpen, waar dit passend is. Dit is internationaal beleid en het is belangrijk op te merken dat we in sommige rechtsgebieden bepaalde van de hieronder beschreven gegevens niet mogen verwerken. In dergelijke gevallen zullen we de gegevens in die rechtsgebieden niet verwerken.  Gemakshalve hebben we de belangrijkste voorbeelden van gegevens die we mogen of zelfs verplicht zijn om te verwerken in sommige rechtsgebieden, maar waarvoor er in andere rechtsgebieden een verbod bestaat om deze te verwerken, opgesomd in het tweede deel van onderstaande lijst:
  • naam;
  • leeftijd/geboortedatum;
  • contactgegevens, zoals adres, e-mailadres en telefoonnummer;
  • rijksregisternummer (in België), burgerservicenummer (in Nederland);
  • geslacht;
  • foto;
  • burgerlijke staat;
  • cv;
  • opleidingsgegevens;
  • arbeidsverleden en locaties van eerdere tewerkstelling;
  • gegevens van de referent;
  • uw handtekening, ook in elektronische vorm;
  • immigratiestatus (of u een werkvergunning nodig hebt);
  • nationaliteit/staatsburgerschap/geboorteplaats;
  • een kopie van uw rijbewijs en/of paspoort/identiteitskaart;
  • burgerservicenummer/INSZ-nummer (of gelijkwaardig in uw land) en andere belastinggerelateerde informatie;
  • gegevens over uw huidige of voorgaande functie(s), inclusief salaris-, pensioen- en uitkeringsregelingen;
  • aanvullende informatie die u ons wilt vertellen;
  • aanvullende informatie die uw referenten ons over u willen vertellen;
  • bepaalde aanvullende informatie die door lokale wetgeving verplicht gesteld wordt; en
  • extra informatie die we vinden uit andere externe bronnen.
• Zoals hierboven reeds is aangegeven, omvatten enkele van de belangrijkste voorbeelden van gegevens die we in bepaalde rechtsgebieden verwerken maar waarvoor het ons niet toegestaan is om deze in andere rechtsgebieden te verwerken (en die we in deze rechtsgebieden dan ook niet verwerken) het volgende:
  • financiële informatie (inclusief wanneer we een financieel antecedentenonderzoek moeten doen);
  • diversiteitsinformatie, inclusief ras of etnische afkomst, religieuze of andere overtuigingen en fysieke of mentale gezondheid, inclusief informatie die verband houdt met eventuele handicaps;
  • seksuele geaardheid;
  • biometrische informatie;
  • beelden van bewakingscamera's bij uw bezoek aan onze vestigingen;
  • gegevens over eventuele strafrechtelijke veroordelingen; en
  • berichten die u verstuurt naar Hays die gebruikmaken van de systemen van Hays, waaronder e-mails, chatberichten, socialemediaberichten, sms-berichten en berichten via apps (zoals WhatsApp).
• Bedenkt u zich dat bovenstaande opsomming van categorieën van persoonsgegevens die we mogelijk over u verzamelen, niet uitputtend is.
• Wij verwerken enige of alle bovenstaande types persoonsgegevens om te verzekeren dat het Recruitmentproces soepel verloopt en om een weloverwogen beslissing te kunnen nemen over uw geschiktheid voor de betreffende functie (of andere passende functies die afhankelijk van de omstandigheden beschikbaar kunnen zijn).

• Afhankelijk van het type persoonsgegevens in kwestie en de rechtsgronden waarop we deze mogelijk verwerken en indien u zou weigeren ons dergelijke gegevens te verschaffen, is het mogelijk dat we niet verdergaan met het Recruitmentproces.
• U vindt informatie over de rechtsgronden waarop we ons baseren voor het gebruik en de verwerking van uw persoonsgegevens in het onderstaande artikel met de titel "Rechtsgronden voor onze verwerking van uw gegevens". 

HOE VERZAMELEN WE UW PERSOONSGEGEVENS?

We verzamelen uw persoonsgegevens hoofdzakelijk op drie manieren:

1. Persoonsgegevens die u ons verstrekt;
2. Persoonsgegevens die we van andere bronnen ontvangen; en
3. Persoonsgegevens die we automatisch verzamelen.

Hieronder vindt u meer details over elk van deze methodes.

Persoonsgegevens die u ons verstrekt

• Hays heeft bepaalde gegevens van u nodig om het Recruitmentproces goed te kunnen uitvoeren.

• Er zijn tal van manieren waarop u uw gegevens met ons kunt delen. Waar gepast en overeenkomstig eventuele lokale wetgeving en vereisten, kunnen deze het volgende omvatten:

• Wanneer u een sollicitatie indient bij Hays via onze website of ander recruitmentportaal;
• Wanneer u een sollicitatie indient bij Hays via e-mail;
• Wanneer u een sollicitatie indient bij Hays via job boards (zoals Monster en StepStone);
• Wanneer u een sollicitatie indient bij Hays via netwerksites (zoals LinkedIn);
• Wanneer u een sollicitatie indient bij Hays door een cv te sturen, op papier of digitaal;
• Wanneer u zich aanmeldt om meer informatie van ons te ontvangen op een banenbeurs of een ander loopbaanevenement van Hays, waaronder het verzoek om u een exemplaar te sturen van een presentatie die wij hebben gegeven, indien relevant;
• Wanneer u zich aanmeldt voor onze mentor- of studiebeursprogramma's;
• Wanneer u een sollicitatieformulier invult op het moment van uw sollicitatiegesprek;
• In het geval dat u eerder contact had opgenomen met Hays als kandidaat, en gebruik hebt gemaakt van de diensten van Hays bij het vinden van een baan bij een externe organisatie;

• Informatie die u verstrekt aan Personeel van Hays tijdens de communicatie in het Recruitmentproces;
• Als u de matchmakertest op onze website invult (indien beschikbaar in uw rechtsgebied).

Persoonsgegevens die we van andere bronnen ontvangen

• We ontvangen tevens persoonsgegevens over u vanuit andere bronnen. Afhankelijk van de betreffende omstandigheden en de toepasselijke lokale wetgeving en vereisten, kunnen dit persoonsgegevens zijn die ontvangen worden in de volgende situaties:  

• • informatie die we over u verkregen hebben bij het doorzoeken van externe bronnen, zoals LinkedIn en andere jobsites voor mogelijke Recruitment voor functies bij Hays;
  • wanneer een lid van het Personeel van Hays u naar ons verwijst, bijvoorbeeld via onze interne recruitmentteams, delen zij uw persoonsgegevens met ons;
  • wanneer u naar ons doorverwezen bent door een recruitmentkantoor of consultant, hebben zij mogelijk uw persoonsgegevens met ons gedeeld;
  • informatie verkregen door een van onze interne recruitmentteams die uw gegevens hebben ontvangen, bijvoorbeeld via een loopbaanwebsite;
  • informatie verkregen via derden zoals voormalige Hays-medewerkers die u aanbevelen voor een functie;

• • informatie die over u verkregen is van derde dienstverleners die namens ons antecedentenonderzoeken hebben uitgevoerd;
  • het is mogelijk dat uw referenten uw persoonsgegevens aan ons bekendmaken; en
  • wanneer u onze pagina op Facebook "liket" of ons op Twitter (of vergelijkbare sites) volgt, ontvangen we van deze sites persoonlijke informatie over u.

Persoonsgegevens die we automatisch verzamelen

• Voor zover gepast en in overeenstemming met lokale wetgeving en vereisten, kunnen we uw persoonsgegevens automatisch verzamelen op de volgende manieren:

• • berichten die u verstuurt naar Hays die gebruikmaken van de Systemen van Hays, waaronder e-mails, chatberichten, socialemediaberichten, sms-berichten en berichten via apps (zoals WhatsApp).
  • wanneer u onze website bezoekt, uw IP-adres, de datum en tijdstippen waarop alsmede de frequentie waarmee u de website bezoekt en de wijze waarop u door de inhoud van de website bladert. We zullen ook gegevens van u verzamelen wanneer u via de website contact met ons opneemt, bijvoorbeeld door de chatfunctie te gebruiken.
  • via cookies wanneer u onze website bezoekt, in overeenstemming met de cookie-instellingen in uw browser. We kunnen gegevens over uw gebruik van onze website gebruiken om andere aspecten van onze communicatie met u te verbeteren. Als u meer wilt weten over cookies, waaronder over de wijze waarop we deze gebruiken en welke mogelijkheden u hebt, kunt u het Algemeen Privacybeleid van Hays raadplegen.

HOE GEBRUIKEN WE UW PERSOONSGEGEVENS?

Over het algemeen gebruiken we gegevens over Recruitment op de volgende manieren:

1. Om het Recruitmentproces soepel te laten verlopen
2. Om uw geschiktheid voor een functie te beoordelen;
3. Om het gelijkekansenbeleid op te volgen (indien van toepassing en in overeenstemming met lokale wetgevingsvereisten);
4. Om ons te helpen bij de instelling, uitoefening of onderbouwing van rechtsvorderingen; en
5. Om ons te helpen u te helpen en om te begrijpen aan welke wettelijke verplichtingen we gebonden zijn wanneer u lijdt aan een gezondheidsaandoening of gehandicapt bent.

Hieronder vindt u meer informatie over elk van deze doeleinden.

Om het Recruitmentproces soepel te laten verlopen

• Hieronder hebben we verschillende  manieren opgesomd waarop we uw persoonsgegevens voor dit doel kunnen verwerken of gebruiken, indien gepast en in overeenstemming met lokale wetgeving en vereisten:
  • Het verzamelen van gegevens van u en andere bronnen, zoals uw referenten;

o  Het doorgeven van uw gegevens aan recruiters die ons helpen bij het vinden van nieuw Personeel;

o  Recruiters in staat stellen om contact met u op te nemen over de functie;

• • Onze hiring managers in staat stellen om te beslissen of ze u een functie kunnen aanbieden;
  • Het bepalen van de voorwaarden op basis waarvan u voor ons werkt;
  • Interne recruiters geven uw gegevens door aan onze hiring managers, om uw geschiktheid voor een functie bij Hays te bespreken;
  • Het beoordelen van uw kwalificaties voor een bepaalde functie of taak, inclusief de beslissing over aanstelling;

• • Het u op de hoogte brengen van het resultaat van uw sollicitatie;
  • Het verifiëren van gegevens die we hebben ontvangen, met gebruik van externe hulpmiddelen (zoals psychometrische evaluaties of vaardighedentests), of informatieverzoeken (zoals referenties, kwalificaties, en mogelijke strafrechtelijke veroordelingen, voor zover dit gepast en in overeenstemming met lokale wetgeving is);
  • Het opslaan en doorgeven van uw gegevens (en deze indien nodig bijwerken) in en tussen onze interne recruitmentdatabases en volgsystemen voor kandidaten;

• • Het voldoen aan onze wettelijke verplichtingen met betrekking tot het opsporen van misdaad of het innen van belastingen of andere heffingen;
  • Het bijhouden van een dossier van uw sollicitatiegesprekken of andere beoordelingen;
  • Bij het maken van afspraken om u een functie aan te bieden;
  • Het uitvoeren van tevredenheidsonderzoeken over ons Recruitmentproces;
  • Afhankelijk van specifieke lokale wetgeving en vereisten (waarbij we erkennen dat in sommige van de rechtsgebieden waarin we actief zijn, de mate waarin deze vorm van verwerking is toegestaan, beperkt is):
    • monitoring van berichten die u verstuurt naar Hays die gebruikmaken van de Systemen van Hays, waaronder e-mails, chatberichten, socialemediaberichten, sms-berichten en berichten via apps (zoals WhatsApp);
    • bijhouden van een dossier met beveiligingsgegevens zodat we weten wie zich op een bepaald tijdstip in onze vestigingen bevindt; en
    • gebruik van beveiligingscamera's op onze terreinen om de veiligheid van ons Personeel en onze eigendommen te waarborgen.

• • Het uitvoeren van enige andere verplichtingen of noodzakelijke vereisten die voortvloeien uit het Recruitmentproces.
  • Als u in een functie wordt aangesteld, het doorgeven van uw persoonsgegevens naar onze interne HR-systemen; en
  • Als uw sollicitatie voor een functie bij Hays niet slaagt, kunnen wij uw persoonsgegevens verwerken om u te introduceren bij een ander lid van het Hays-team om te bespreken of u wenst dat wij uw persoonsgegevens blijven verwerken om u te helpen een baan te vinden bij een van onze klanten. In dat geval wordt u 'kandidaat' en gelden de voorwaarden van ons Algemeen Privacybeleid.

Om uw geschiktheid voor een functie te beoordelen

• Naast de gebruikelijke human resources-processen en aangezien de technologie evolueert, kan het voor ons in de toekomst mogelijk zijn om machine learning, profilering en algoritmen te gebruiken om ons te helpen bij het nemen van beslissingen op het vlak van Recruitment en om nauwkeuriger uw geschiktheid voor functies te kunnen beoordelen en om ons te helpen bij het nemen van andere beslissingen met betrekking tot ons Recruitmentproces. Dit is voor ons een grote kans om onze bedrijfsprocessen te verbeteren en ervoor te zorgen dat we allemaal van een succesvolle werkplek gebruik kunnen maken. In relevante omstandigheden en waar dit wettelijk toegestaan is, is het mogelijk dat we uw toestemming vragen om enkele van deze activiteiten uit te voeren.

Om het gelijkekansenbeleid op te volgen 

• We doen onze uiterste best om te zorgen dat onze Recruitment processen afgestemd zijn op ons gelijkekansenbeleid. In sommige rechtsgebieden, waar het verwerken van dergelijke gegevens toegestaan is volgens lokale wettelijke vereisten, worden bepaalde van de gegevens die we inzamelen ondergebracht onder de overkoepelende term "diversiteitsinformatie". Dit zou om informatie kunnen gaan over uw etnische achtergrond, geslacht, beperking, leeftijd, seksuele voorkeur, religie of andere overtuigingen, regeling van de verzorging/zorgtaken voor kinderen en/of sociaal-economische achtergrond. Indien gepast en uitsluitend in overeenstemming met lokale wetgeving en vereisten, zullen we deze informatie op anonieme wijze gebruiken zodat we kunnen controleren of we de vereisten inzake gelijke kansen naleven.

Om ons te helpen bij de instelling, uitoefening of onderbouwing van rechtsvorderingen

• In meer ongebruikelijke omstandigheden kunnen we uw persoonsgegevens gebruiken om ons te helpen rechtsaanspraken in te stellen, uit te oefenen of ons hiertegen te verdedigen.

Om ons te helpen u te helpen en om te begrijpen aan welke wettelijke verplichtingen we gebonden zijn wanneer u lijdt aan een gezondheidsaandoening of gehandicapt bent

• Als u lijdt aan gezondheidsaandoeningen of een handicap hebt, kunnen we, afhankelijk van lokale wetgeving en vereisten, gegevens hierover vastleggen zodat we, indien nodig, redelijke aanpassingen in het Recruitmentproces kunnen aanbrengen.

Houd er rekening mee dat de bovenstaande lijst van de manieren waarop we uw persoonsgegevens voor dit doel gebruiken niet uitputtend is.

We zullen uw persoonsgegevens uitsluitend gebruiken voor de doelen waarvoor we deze verzamelen, tenzij we redelijkerwijs van oordeel zijn dat we deze wegens een andere reden moeten gebruiken en op voorwaarde dat die reden verenigbaar is met het oorspronkelijk doel. Wanneer we uw persoonsgegevens moeten gebruiken voor een niet-gerelateerd doel, zullen we u hierover informeren en zullen we de rechtsgrond uitleggen die ons toestaat om dit te doen.

U vindt meer informatie over de rechtsgronden waarop we ons baseren voor het gebruik en de verwerking van uw persoonsgegevens in het onderstaande artikel met de titel "Rechtsgronden voor onze verwerking van uw gegevens.

Houd er rekening mee dat in bepaalde rechtsgebieden waarin we actief zijn bijkomende regels van toepassing kunnen zijn met betrekking tot de manier waarop we uw persoonsgegevens gebruiken. Meer informatie met betrekking tot eventuele dergelijke bijkomende regels in uw rechtsgebied vindt u in Bijlage 3.

MET WIE DELEN WE UW PERSOONSGEGEVENS?

• Voor zover gepast en in overeenstemming met lokale wetgeving en vereisten, kunnen we uw persoonsgegevens op verschillende manieren en om diverse redenen delen met de volgende categorieën personen:  
  • onze groepsmaatschappijen (waaronder onze buitenlandse kantoren);
  • uw gezin en persoonlijke vertegenwoordigers;
  • externe organisaties van derden (bijvoorbeeld organisaties die psychometrische tests uitvoeren), zakenpartners en professionele adviseurs, om ons in staat te stellen uw geschiktheid voor de functie te beoordelen;
  • indien relevant, recruiters die ons helpen om de juiste functie voor u te vinden;

• • personen en organisaties die over informatie beschikken in verband met uw referentie of uw sollicitatie bij ons zoals huidige of gewezen werkgevers, opleiders en examinerende instanties, immigratie-instellingen en tewerkstellings- en recruitmentbureaus;
  • derden, om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, bijvoorbeeld met betrekking tot immigratievereisten;

• • derden die over informatie beschikken over uw financiële achtergrond, zoals financiële instellingen, kredietreferentiebureaus en incasso- en opsporingsbureaus;
  • indien passend, medische professionals zoals uw huisarts of een specialist op het vlak van beroepsziekten;
  • externe dienstverleners die functies in onze opdracht uitvoeren (waaronder externe consultants, zakenpartners en professionele adviseurs als advocaten, auditors, accountants, technische ondersteuningsfuncties en IT-consultants die onze bedrijfstechnologische systemen ontwikkelen en testen);
  • externe leveranciers voor uitbestede IT en opslag van documenten met wie we een passende verwerkingsovereenkomst (of vergelijkbare beschermingsconstructies) hebben;

• • derden die betrokken zijn bij of bijstand verlenen in geschillenbeslechting (waaronder juridisch adviseurs, getuigen, deskundigen en rechterlijke en semirechterlijke autoriteiten);

• • derden die we inschakelen om diensten te verlenen als controle van referenties, kwalificaties en strafrechtelijke veroordelingen, voor zover deze controles gepast zijn en in overeenstemming met lokale wetgeving; en
  • wanneer Hays in de toekomst fuseert met of overgenomen wordt door een andere onderneming of een andere vennootschap (of serieuze besprekingen voert over een dergelijke mogelijkheid), kunnen we uw persoonsgegevens delen met  de (toekomstige) nieuwe eigenaren van de onderneming of de vennootschap.

HOE BESCHERMEN WE UW PERSOONSGEGEVENS?

• Het beschermen van uw gegevens is belangrijk voor ons. Daarom hebben we de nodige maatregelen getroffen die erop gericht zijn ongeoorloofde toegang tot en misbruik van uw persoonsgegevens te voorkomen. Deze omvatten maatregelen om te reageren op vermoede datalekken.
• We doen onze uiterste best om alle redelijke en gepaste stappen te nemen om de persoonsgegevens die we in ons bezit hebben te beschermen tegen misbruik, verlies of ongeoorloofde toegang. Dit doen we middels een aantal gepaste technische en organisatorische maatregelen.

• Indien u misbruik of verlies van of ongeoorloofde toegang tot uw persoonsgegevens vermoedt, laat ons dit dan onmiddellijk weten. Informatie over hoe u contact met ons kunt opnemen, vindt u in Bijlage 1. 

HOELANG BEWAREN WE UW PERSOONSGEGEVENS?

• Afhankelijk van uw rechten (zoals uitgelegd in dit Privacybeleid voor Corporate Recruitment) zullen we uw gegevens gewoonlijk verwerken vanaf uw eerste contact met ons en deze gedurende een periode te bewaren na afloop van het Recruitmentproces. De precieze duur hangt af van het soort gegevens, onze gerechtvaardigde zakelijke behoeften en andere wet- of regelgeving die ons kunnen verplichten om gegevens te bewaren voor bepaalde minimumperiodes.  We kunnen deze bijvoorbeeld voor een bepaalde periode bewaren om te voldoen aan lokale wetgeving en vereisten met betrekking tot immigratiecontroles, of om ons in staat te stellen te reageren op mogelijke toekomstige vragen van u over het Recruitmentproces.
• Bij het bepalen van de gepaste bewaarperiode voor de verschillende soorten persoonsgegevens, houden we altijd rekening met de hoeveelheid, de aard en de gevoeligheid van de gegevens in kwestie, het potentiële risico op schade als gevolg van een ongeoorloofd gebruik of de openbaarmaking van die persoonsgegevens, de doelen waarvoor we deze moeten verwerken en met het feit of we die doelen via andere middelen kunnen bereiken (maar natuurlijk ook om ervoor te zorgen dat we onze verplichtingen uit wet- en regelgeving en ten aanzien van risicobeheer nakomen, zoals deze hierboven staan beschreven).

• Zodra we hebben vastgesteld dat we uw persoonsgegevens niet langer hoeven te bewaren, zullen we deze Wissen van onze Systemen.

HOE KUNT U DE PERSOONSGEGEVENS DIE U ONS GEGEVEN HEBT, RAADPLEGEN, RECTIFICEREN OF INTREKKEN? 

Een van de belangrijkste doelen van de AVG is het beschermen en verhelderen van de rechten van EU-burgers en personen in de EU met betrekking tot gegevensbescherming. Zelfs indien we al persoonsgegevens van u hebben, hebt u nog steeds een aantal rechten met betrekking tot deze gegevens, die we hieronder uiteenzetten.

Om contact met ons op te nemen over deze rechten (ook als u ze wilt uitoefenen), kunt u de contactinformatie gebruiken in Bijlage 1. We zullen proberen uw verzoek onverwijld af te handelen, in ieder geval binnen een maand (onderhevig aan een mogelijke verlenging waartoe we wettelijk gerechtigd zijn). Bedenk dat we mogelijk onze communicatie met u bewaren om ons te helpen mogelijke door u aangegeven problemen op te lossen.

De AVG verleent u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

Recht op bezwaar

• Dit recht stelt u in staat bezwaar te maken tegen het feit dat wij uw persoonsgegevens verwerken, wanneer we dit doen om een van de volgende redenen: (i) omdat dit valt onder onze gerechtvaardigde belangen (ii) om ons in staat te stellen een taak van algemeen belang te vervullen of een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag uit te voeren; (iii) om u directe marketingmaterialen te sturen; en (iv) voor wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden.
• De bovenstaande categorie "gerechtvaardigde belangen" is waarschijnlijk het meest toepasselijk op  onze Recruitmentprocessen en wanneer uw bezwaar betrekking heeft op het feit dat we uw persoonsgegevens verwerken omdat we dit noodzakelijk achten met het oog op onze gerechtvaardigde belangen, moeten we uw bezwaar in acht nemen en de activiteit in kwestie stopzetten, tenzij:
  • we kunnen aantonen dat we dwingende rechtsgronden voor verwerking hebben die zwaarder wegen dan uw belangen; of

• • we uw gegevens verwerken voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

Recht op het intrekken van uw toestemming

• Wanneer we uw toestemming hebben verkregen om uw persoonsgegevens te verwerken voor bepaalde activiteiten (bijvoorbeeld voor automatische profilering), dan kunt u deze toestemming op elk gewenst moment intrekken en zullen we de activiteit waarvoor u uw toestemming gegeven had, stopzetten, tenzij we van mening zijn dat er een alternatieve rechtsgrond bestaat om de verdere verwerking van uw gegevens voor dit doel te rechtvaardigen. In dit geval zullen we u over deze rechtsgrond informeren.

Recht om een Data Subject Access Request (verzoek om inzage door betrokkene, DSAR) in te dienen

• U kunt ons op elk gewenst moment vragen te bevestigen welke gegevens we over u bewaren. Ook kunt u ons vragen om deze te rectificeren, bij te werken of te Wissen. We kunnen u meer informatie vragen over uw verzoek. Indien we u inzage geven in de gegevens die we over u in ons bezit hebben, zullen we daarvoor geen kosten in rekening brengen, tenzij uw verzoek “kennelijk ongegrond of excessief” is. Indien u ons verzoekt om extra exemplaren van deze informatie is het mogelijk dat we u een redelijk bedrag in rekening brengen voor administratieve kosten, waar dit wettelijk toegelaten is.  Wanneer het ons wettelijk toegestaan is dat te doen, kan het zijn dat we uw verzoek afwijzen. Indien we uw verzoek afwijzen, zullen we u altijd uitleggen waarom we dat doen.

• Houd er rekening mee dat we in bepaalde rechtsgebieden waarin we werkzaam zijn, voldoen aan aanvullende voorschriften van lokale wetgeving met betrekking tot verzoeken tot inzage door betrokkenen en mogelijk uw verzoek in overeenstemming met zulke wetgeving zullen afwijzen. Meer informatie over eventuele aanvullende vereisten in uw rechtsgebied vindt u in Bijlage 3.

Recht op wissen

• In bepaalde omstandigheden hebt u het recht ons te vragen uw persoonsgegevens te "wissen". Normaliter dient de informatie aan een van de volgende criteria te voldoen:
  • de gegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor we deze oorspronkelijk verzamelden en/of verwerkten;
  • wanneer u eerder toestemming verleend hebt om uw gegevens te verwerken, hebt u deze ingetrokken en er is geen andere geldige reden voor ons om verwerking voort te zetten;
  • de gegevens zijn onrechtmatig verwerkt (d.w.z. op een wijze die niet in overeenstemming is met de AVG);
  • het is noodzakelijk om de gegevens te wissen om te kunnen voldoen aan onze verplichtingen als verwerkingsverantwoordelijke overeenkomstig EU-wetgeving of wetgeving van een lidstaat; of
  • indien we de gegevens verwerken omdat we dit noodzakelijk achten voor onze gerechtvaardigde belangen, u bezwaar maakt tegen de verwerking van uw gegevens en wij niet in staat zijn zwaarder wegende rechtsgronden voor gecontinueerde verwerking aan te tonen.

• Houd er rekening mee dat we in bepaalde rechtsgebieden waarin we werkzaam zijn, voldoen aan aanvullende vereisten van lokale wetgeving met betrekking tot het recht op wissen van de betrokkene en mogelijk uw verzoek in overeenstemming met zulke wetgeving zullen afwijzen. Meer informatie over eventuele aanvullende vereisten in uw rechtsgebied vindt u in Bijlage 3.
• We zouden uitsluitend het recht hebben uw verzoek om uw gegevens te wissen te weigeren op grond van een van de volgende redenen:
  • om het recht op vrijheid van meningsuiting en informatie uit te oefenen;
  • om te voldoen aan wettelijke verplichtingen ofwel met het oog op de vervulling van een taak van algemeen belang ofwel van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag;
  • om redenen van volksgezondheid in het algemeen belang;
  • voor ons archief, onderzoeks- of statistische doeleinden; of
  • om een rechtsvordering uit te oefenen of te onderbouwen.

• Wanneer we voldoen aan een geldig verzoek voor de verwijdering van gegevens zullen we alle redelijke uitvoerbare stappen nemen om de relevante gegevens te Wissen.

Recht op een beperkte verwerking

• In bepaalde omstandigheden hebt u het recht ons te vragen het verwerken van uw persoonsgegevens te beperken. Dit betekent dat we uitsluitend verder kunnen gaan met het opslaan van uw gegevens en daarmee geen verdere verwerkende activiteiten zullen kunnen verrichten totdat ofwel: (i) een van de bovengenoemde omstandigheden is opgelost; (ii) u toestemming verleent; of (iii) nadere verwerking noodzakelijk is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering, de bescherming van de rechten van een ander persoon, of zwaarwegende redenen in het algemeen belang van de EU of van een lidstaat.

• De omstandigheden waarin u recht hebt te verzoeken dat we de verwerking van uw persoonsgegevens beperken, zijn:
  • wanneer u de nauwkeurigheid van de persoonsgegevens die we over u verwerken aanvecht. In dit geval zal de verwerking van uw persoonsgegevens beperkt worden voor de periode waarin de nauwkeurigheid van uw gegevens wordt geverifieerd;
  • Wanneer u bezwaar maakt tegen onze verwerking van uw persoonsgegevens met het oog op onze gerechtvaardigde belangen. In dit geval kunt u verzoeken dat de gegevens beperkt worden terwijl wij onze gronden voor de verwerking van uw persoonsgegevens verifiëren;
  • Wanneer onze verwerking van uw gegevens onrechtmatig is, maar u er de voorkeur aan geeft onze verwerking te beperken in plaats van uw gegevens geheel te laten wissen; en
  • Wanneer er voor ons geen verdere noodzaak bestaat om uw persoonsgegevens te verwerken, maar u deze gegevens nodig hebt om rechtsvorderingen in te stellen, uit te oefenen of te onderbouwen.

• Indien we deze persoonsgegevens met derden gedeeld hebben, zullen wij hen op de hoogte stellen van beperking op verwerking, tenzij dit onmogelijk is of disproportionele inspanning zou vergen. We zullen u, uiteraard, op de hoogte stellen voor we een beperking op de verwerking van uw persoonsgegevens opheffen.

Recht op rectificatie

• U hebt tevens het recht om ons te verzoeken onjuiste of onvolledige persoonsgegevens die we over u hebben, te rectificeren, waaronder door middel van het aanleveren van een bijkomende verklaring. Indien we deze persoonsgegevens met derden gedeeld hebben, zullen wij hen op de hoogte stellen van de rectificatie, tenzij dit onmogelijk is of disproportionele inspanning zou vergen. U kunt ook de details opvragen van de derden aan wie we de onjuiste of onvolledige persoonsgegevens hebben bekendgemaakt. Wanneer wij het redelijk achten niet te voldoen aan uw verzoek, zullen we u de redenen voor onze beslissing uitleggen.

Recht op gegevensoverdraagbaarheid

• U hebt, als u dat wenst, het recht uw persoonsgegevens tussen verwerkingsverantwoordelijken over te dragen. Dit betekent dat u de gegevens die we over u hebben, kunt overdragen aan een andere potentiële werkgever of aan een derde. Om u toe te laten dit te doen, zullen wij u de gegevens verstrekken in een gangbare machineleesbare vorm zodat u de gegevens aan een andere potentiële werkgever kunt doorgeven. Het is ook mogelijk dat we de gegevens direct voor uw doorgeven. Dit recht van overdraagbaarheid van gegevens is van toepassing op: (i) persoonsgegevens die we automatisch verwerken (d.w.z., zonder menselijke tussenkomst); (ii) persoonsgegevens die u ons verstrekt hebt; en (iii) persoonsgegevens die we verwerken op basis van uw toestemming of om te voldoen aan afspraken binnen een contract.

Recht op het indienen van een klacht bij een toezichthoudende autoriteit

• U hebt tevens het recht een klacht in te dienen bij uw lokale toezichthoudende autoriteit. Informatie over hoe u contact met hen kunt opnemen, vindt u in Bijlage 2. 

Indien u een van deze rechten wilt uitoefenen, of uw toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens wilt intrekken (in het geval dat toestemming de rechtsgrond voor de verwerking van uw persoonsgegevens is) kunt u in Bijlage 1 de informatie vinden over hoe u contact met ons kunt opnemen. Bedenk dat we mogelijk onze communicatie met u bewaren om ons te helpen mogelijke door u aangegeven problemen op te lossen.

Het is belangrijk dat de persoonlijke informatie die we over u hebben, juist en up-to-date is. Breng ons op de hoogte indien uw persoonlijke informatie gedurende de periode waarin we uw gegevens bijhouden, wijzigt.

WIE IS VERANTWOORDELIJK VOOR HET VERWERKEN VAN UW PERSOONSGEGEVENS? 

• Welke Hays-entiteit verantwoordelijk is voor de verwerking van uw persoonsgegevens en waar deze entiteit gevestigd is, vindt u in Bijlage 1.

• Mocht u opmerkingen of suggesties hebben met betrekking tot dit Privacybeleid voor Corporate Recruitment, kunt u contact met ons opnemen. De contactinformatie vindt u in Bijlage 1. We nemen privacy zeer serieus en zullen daarom zo snel mogelijk contact met u opnemen.

HOE WORDEN UW GEGEVENS INTERNATIONAAL OPGESLAGEN EN DOORGEGEVEN?

• Hays is een wereldwijde recruiter – dit is wat ons in staat stelt het niveau van diensten te leveren dat we u leveren. Om op deze manier verder te kunnen werken, en voor het realiseren van de doelen die in dit Privacybeleid voor Corporate Recruitment staan aangegeven, kunnen uw gegevens worden doorgegeven aan de volgende ontvangers buiten uw rechtsgebied:
  • binnen Hays-entiteiten en tussen Hays-entiteiten onderling;

• • aan een cloud-gebaseerde opslagprovider; en
  • aan andere derden, die hierboven zijn aangegeven onder "Met wie delen we uw persoonsgegevens?"
• We willen ervoor zorgen dat uw gegevens op een veilige wijze opgeslagen en doorgegeven worden. We zullen derhalve uitsluitend gegevens buiten de Europese Economische Ruimte of EER (d.w.z. de lidstaten van de Europese Unie, samen met Noorwegen, IJsland en Liechtenstein) doorgeven wanneer dit in overeenstemming is met wetgeving voor gegevensbescherming en de methode van doorgifte passende waarborgen biedt met betrekking tot uw gegevens, bijvoorbeeld:
  • door een overeenkomst inzake doorgifte van persoonsgegevens waarin de huidige standaardcontractbepalingen zoals vastgesteld door de Europese Commissie voor de doorgifte van persoonsgegevens door verwerkingsverantwoordelijken in de EER naar verwerkingsverantwoordelijken en verwerkers in rechtsgebieden zonder passende wetgeving op het gebied van gegevensbescherming;
  • door aanmelding bij het Privacy Shield Framework tussen de EU en de VS voor de doorgifte van persoonsgegevens van entiteiten in de EU aan entiteiten in de Verenigde Staten of een vergelijkbare overeenkomst met betrekking tot andere rechtsgebieden;

• • wanneer we uw gegevens doorgeven aan een land waarvan de Europese Commissie heeft vastgesteld dat het een adequaat beschermingsniveau waarborgt met betrekking tot de niveaus van gegevensbescherming van dat land middels zijn wetgeving;
  • wanneer het nodig is voor het afsluiten of uitvoeren van een overeenkomst tussen onszelf en een derde partij en de overdracht in uw belang is ten behoeve van die overeenkomst (bijvoorbeeld, als we uw gegevens moeten doorgeven aan een dienstverlener die buiten de EER is gevestigd); of
  • wanneer u hebt ingestemd met de doorgifte van persoonsgegevens.
• Om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens op adequate manier beschermd zijn, hebben we gepaste procedures ingevoerd met de derden waarmee we uw persoonsgegevens delen om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens door die derde partijen worden verwerkt op een manier die in overeenstemming is met de wetgeving op het gebied van gegevensbescherming.

RECHTSGRONDEN VOOR ONZE VERWERKING VAN UW GEGEVENS

Er zijn een aantal verschillende manieren waarop we op rechtmatige wijze uw persoonsgegevens kunnen verwerken. We hebben deze hieronder uiteengezet.

Wanneer de verwerking van uw persoonsgegevens binnen het kader van onze gerechtvaardigde belangen valt

• Artikel 6, lid 1, punt f) van de AVG is hier relevant – het stelt dat we uw gegevens kunnen verwerken wanneer het "noodzakelijk [is] voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van [ons] of van een derde, behalve wanneer de belangen of de grondrechten en de fundamentele vrijheden van [u] die tot bescherming van persoonsgegevens nopen, zwaarder wegen dan die belangen.”
• We beschouwen het volgende als niet-uitputtende lijst van voorbeelden van verwerkingsactiviteiten die onder onze gerechtvaardigde belangen vallen en die we kunnen uitvoeren ten behoeve van een succesvol Recruitmentproces:
  • om uw geschiktheid voor een functie bij Hays te beoordelen;
  • om u op de hoogte brengen van het resultaat van uw sollicitatie;
  • voor onze interne administratieve doeleinden;
  • om passende antecedentenonderzoeken uit te voeren; en
  • om ons te helpen bij de instelling, uitoefening of onderbouwing van rechtsvorderingen.
• Meer voorbeelden van de manieren waarop we uw persoonsgegevens verwerken met het oog op onze gerechtvaardigde belangen, zijn terug te vinden in de niet-uitputtende lijst hierboven onder de titel "Om het Recruitmentproces soepel te laten verlopen".

Wanneer het verwerken van uw persoonsgegevens voor ons noodzakelijk is om onze wettelijke verplichtingen te kunnen vervullen

• Naast onze verplichtingen ten aanzien van u in verband met het Recruitmentproces, dienen we ook aan andere wettelijke verplichtingen te voldoen. Artikel 6, lid 1, punt c) van de AVG bepaalt dat we uw persoonsgegevens kunnen verwerken wanneer deze verwerking "noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op [ons] rust".
• Voorbeelden van onze wettelijke verplichtingen zijn terug te vinden in de niet-uitputtende lijst hierboven onder de titel, "Om het Recruitmentproces soepel te laten verlopen".

Wanneer het verwerken van uw Gevoelige Persoonsgegevens voor ons noodzakelijk is om onze rechten uit te oefenen en onze verplichtingen op het vlak van het arbeidsrecht en het socialezekerheidsrecht na te komen

• Soms zal het voor ons noodzakelijk zijn om gedurende het Recruitmentproces uw Gevoelige Persoonsgegevens te verwerken. Artikel 9, lid 2, punt b) van de AVG staat ons toe dit te doen, voor zover de verwerking "noodzakelijk is met het oog op de uitvoering van verplichtingen en de uitoefening van [onze of uw]specifieke rechten op het gebied van het arbeidsrecht en het socialezekerheids- en socialebeschermingsrecht", voor zover dit krachtens de wetgeving is toegestaan.
• We verwerken uw Gevoelige Persoonsgegevens teneinde ervoor te zorgen dat we onze verplichtingen inzake gelijke kansen naleven indien dit in overeenstemming is met nationaal recht, maar we kunnen gedurende het Recruitmentproces ook andere elementen van uw Gevoelige Persoonsgegevens omwille van andere redenen verwerken. Meer informatie over hoe we uw Gevoelige persoonsgegevens verwerken in het kader van het Recruitmentproces vindt u in de niet-uitputtende lijst onder de titel "Om het Recruitmentproces soepel te laten verlopen".
• Voor zover gepast en in overeenstemming met de lokale wetgeving en vereisten, kunnen we ook uw medische gegevens verwerken zodat we u de gepaste ondersteuning kunnen bieden als u een gezondheidsaandoening of een handicap hebt, om vast te stellen of redelijke aanpassingen aan het sollicitatiegesprek of overige procedures in het Recruitmentproces nodig zijn. Meer informatie hierover kunt u hier terugvinden.
• Houd er wel rekening mee dat in bepaalde rechtsgebieden waarin we werkzaam zijn, aanvullende regels van toepassing kunnen zijn op de manier waarop we uw Gevoelige Persoonsgegevens verwerken. Meer informatie over eventuele aanvullende vereisten in uw rechtsgebied vindt u in Bijlage 3.

Wanneer de verwerking van uw persoonsgegevens voor ons noodzakelijk is om rechtsvorderingen in te stellen, uit te oefenen of te onderbouwen

• Soms kan het voor ons noodzakelijk zijn om persoonsgegevens en Gevoelige Persoonsgegevens te verwerken die verband houden met het uitoefenen of onderbouwen van rechtsvorderingen. Artikel 9, lid 2, onder f), van de AVG staat dit toe wanneer de verwerking "noodzakelijk [is] voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering of wanneer gerechten handelen in het kader van hun rechtsbevoegdheid".
• Dit kan zich bijvoorbeeld voordoen wanneer we juridisch advies moeten inwinnen met betrekking tot gerechtelijke procedures of wanneer we wettelijk verplicht zijn om bepaalde informatie te bewaren of bekend te maken als onderdeel van de rechtsvoering.

Wanneer u ons uw toestemming geeft om uw persoonsgegevens te verwerken

• In zeer beperkte omstandigheden zijn we verplicht om uw uitdrukkelijke toestemming (“opt-in”) te verkrijgen alvorens we bepaalde verwerkingsactiviteiten met betrekking tot uw persoonsgegevens kunnen ondernemen. Artikel 4, lid 11 van de AVG bepaalt dat de "opt-in” toestemming "elke vrije, specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige wilsuiting [is] waarmee de betrokkene door middel van een verklaring of een ondubbelzinnige actieve handeling hem betreffende verwerking van persoonsgegevens aanvaardt." In eenvoudige taal betekent dit het volgende:
  • u moet ons uw toestemming vrijelijk geven, zonder dat wij u onder enige vorm van druk zetten;
  • u moet weten waar u mee instemt – dus zorgen we ervoor dat we u voldoende informatie geven;
  • u mag enkel worden gevraagd om uw toestemming te geven voor één verwerkingsactiviteit per keer - daarom vermijden we het "bundelen" van toestemmingen waardoor u niet precies zou weten waarvoor u uw toestemming geeft; en
  • u moet uw toestemming door middel van een duidelijke actieve handeling geven – we zullen u waarschijnlijk een hokje laten zien dat u kunt aanvinken zodat op een duidelijke en ondubbelzinnige wijze wordt voldaan aan deze vereiste.
• Tegen de tijd dat we deze verwerkingsactiviteiten invoeren waarvoor uw toestemming vereist is, zullen we u meer informatie verschaffen zodat u kunt beslissen om al dan niet uw toestemming te geven.
• Houd er wel rekening mee dat we in bepaalde rechtsgebieden waarin we werkzaam zijn, voldoen aan aanvullende lokale wetgeving en vereisten voor het verkrijgen van toestemming. Meer informatie over eventuele aanvullende vereisten in uw rechtsgebied vindt u in Bijlage 3. 
• U hebt het recht om uw toestemming met betrekking tot deze activiteiten in te trekken. Dit kunt u op elk gewenst moment doen, en de informatie over hoe u dat kunt doen vindt u in het artikel “Recht op het intrekken van uw toestemming”. 

We denken niet dat enige van de hierboven vermelde activiteiten u op enige wijze schade berokkenen. U hebt echter het recht om in bepaalde omstandigheden bezwaar te maken tegen het feit dat we uw persoonsgegevens verwerken. Wilt u meer weten over deze omstandigheden en hoe u bezwaar kunt maken tegen onze verwerkingsactiviteiten, raadpleeg dan het artikel "Recht op bezwaar".