De voordelen van HR Tech

Jacky Carter, Customer Experience Director bij Hays

Met de juiste HR Tech oplossingen kunt u een betrokken, persoonlijke, onderling verbonden en gelukkige werkplek bouwen, en koesteren. U kunt aan de verwachtingen van werknemers blijven voldoen en zo een aantal door de pandemie veroorzaakte uitdagingen te overwinnen.

In dit artikel leg ik uit:

In januari 2019, schreef ik over de stijgende populariteit van human resource-technologie (HR Tech). De afgelopen 13 maanden is er veel gebeurd. Wie toen en nu vergelijkt, stelt vast dat COVID-19 de samenwerking tussen HR en technologie nog belangrijker heeft gemaakt.

Zo hielp die technologie ons om een hoop problemen aan te pakken in verband met (deeltijds) thuiswerken, noodsituaties op vlak van geestelijke gezondheid, en veranderende verwachtingen en eisen van werknemers. Of ze nu op kantoor of vanuit huis werken, de werknemers van tegenwoordig verwachten een snelle en gepersonaliseerde werkplek waarin iedereen met elkaar in verbinding staat.

Dit zorgde voor extra druk op HR-teams, die mensen ook in de nieuwe wereld van werken op afstand gezond, betrokken en productief moeten houden. Dit is waar HR Tech kan helpen om aan de verwachtingen van werknemers te voldoen.

Wat is HR Tech?

HR Tech is een combinatie van software- en hardwareoplossingen, een overkoepelende term voor een groep verschillende innovaties zoals de cloud, automatisering en self-service-systemen, waarmee u prestaties kunt verbeteren, kosten kunt besparen en de algemene concurrentiekracht van uw HR-functies kunt vergroten.

Er is op dit moment een enorm aanbod van HR Tech beschikbaar. Zo kunnen bijvoorbeeld chatbots 24/7 vragen van werknemers beantwoorden, kan automatisering uw onboardingproces sterk stroomlijnen, waarbij nieuwe medewerkers automatisch de nodige documenten en de volgende stappen toegestuurd krijgen om zich in hun nieuwe functie in te werken, kan uw personeel bestaande vaardigheden aanscherpen en nieuwe vaardigheden leren dankzij online leerinitiatieven en kunnen data-analyses en -visualisatie u inzicht geven in de prestaties en het behoud van uw personeel. De lijst van voordelen is eindeloos.

HR Tech-ontwikkelingen waarvan u op de hoogte moet zijn

HR Tech is veelzijdig, en de recente pandemie heeft een nieuwe golf van innovaties in dit vakgebied veroorzaakt. We spraken al even over de toename in thuiswerken en de gevolgen daarvan voor HR, maar ook het wervingsproces is op zijn kop gezet; denk maar aan het plotse massale gebruik van video-applicaties voor sollicitatiegesprekken en andere oplossing om van op afstand te werven.

Met dat in het achterhoofd, zijn er een aantal ontwikkelingen in HR-technologie waarvan u op de hoogte moet zijn. De volgende technologieën blijven het HR-landschap beïnvloeden:

Cloud en self-service

Uit de PwC HR Technology Survey 2020 blijkt dat HR leiders grote zakelijke voordelen ondervinden van het gebruik van een HR systeem dat is opgeslagen in de cloud ten opzichte van systemen op lokale servers.

Denk bij die voordelen bijvoorbeeld aan een hogere productiviteit, een betere werknemerservaring en een beter inzicht in het personeelsbestand. Nieuwere systemen op de cloud kunnen ook selfservicetools voor werknemers bieden.

Bijgevolg moet het HR-personeel minder eenvoudige verzoeken, zoals adreswijzigingen, verwerken en wordt zo de werklast verlaagd. Natuurlijk heeft deze technologie ook hele personeelsbestanden over de hele wereld geholpen om van de ene op de andere dag over te stappen op thuiswerken toen de pandemie dat nodig maakte.

Er zijn enorm veel voordelen verbonden aan cloud- en self-servicetechnologieën, maar ze houden ook risico’s in, zeker op vlak van veiligheid. Onze steeds meer hybride, gemengde werkwereld schept bijvoorbeeld veel meer mogelijkheden voor cybercriminaliteit. Veerkrachtige beveiligingsmaatregelen zijn daarom noodzakelijk als we echt de vruchten willen plukken van deze HR Tech.

Talent acquisition

Uit dezelfde PwC-enquête blijkt dat er ook een nadruk ligt op talent acquisition tools om te helpen met het aantrekken en behouden van topwerknemers. Evaluatie-instrumenten die gebruikt worden tijdens het selectieproces, zoals interview debriefing technologie en geautomatiseerde referentie-checking systemen, helpen allemaal bij het stroomlijnen van het wervingsproces.

Datagestuurde HR

Als HR-professional kunnen gegevens u helpen bij veel van de keuzes die u maakt. In plaats van beslissingen te baseren op uw buikgevoel, kunt u tools gebruiken om duidelijke en uitgebreide rapporten te ontvangen over de tewerkstelling van elk personeelslid of over de prestaties van elke kandidaat in het rekruteringsproces.

Dergelijke tools kunnen uw strategieën voor het aantrekken, werven en behouden van talent optimaliseren. Met de juiste gegevens kunt u bijvoorbeeld uw beste wervingskanalen afstemmen op de kanalen die uw beste kandidaten gebruiken.

U kunt ook anticiperen op de behoeften van uw werknemers door gegevens uit werknemers- en kandidatenenquêtes te verzamelen. Workforce analytics stellen HR-professionals ook in staat om de ervaring, betrokkenheid en tevredenheid van werknemers te meten.

Met Dynamics 365 Human Resources wil Microsoft bijvoorbeeld een stap zetten in het HR Tech-vakgebied. Het bedrijf belooft inzichten in het personeelsbestand mogelijk te maken door uw HR-gegevens te centraliseren.

Employee monitoring en analytics systemen

Deze systemen kunnen uw mensen helpen inzicht te krijgen in hun werkpatronen en gewoonten om hun productiviteit te verhogen. Deze gegevens kunnen vervolgens worden gebruikt om uw prestatiemaatstaven en KPI's te herzien, en tools voor personeelsplanning/digitale roosters, zodat u proactief kunt reageren op de eisen van uw personeel en veranderende werkpatronen.

Automatisering en AI

Er is tegenwoordig veel voorzichtigheid rond het gebruik van AI in het sourcing- en shortlistingproces, vooral met betrekking tot voorkeuren of vooroordelen. Echter, door uw data te combineren met automatisering, kunt u AI en automatisering gebruiken om uw HR-afdeling efficiënter te maken door werknemers te verlossen van vervelende, handmatige taken zodat ze zich kunnen concentreren op complexe taken met toegevoegde waarde. Als u besluit om machine learning-mogelijkheden te integreren in uw factureringssysteem, kunt u bijvoorbeeld automatisch facturen genereren op basis van uurroosters.

Bij- en herscholing

Bij- en herscholing zijn aan een echte opmars bezig. Dankzij tools die HR Tech biedt kunnen werknemers makkelijker hun vaardigheden, zwakke punten en toekomstige leertraject bepalen. Dergelijke tools, met inbegrip van initiatieven voor opleidingen op afstand, kunnen helpen om een cultuur van levenslang leren op te bouwen en mogelijk te maken.

Om het gebruik van en de betrokkenheid bij online leerinitiatieven te stimuleren, is het wel belangrijk dat u uw personeel voorziet van de juiste tools. Initiatieven op vlak van microlearning, waarbij deelnemers korte stukjes content krijgen om te bestuderen wanneer het hen uitkomt, zijn bijvoorbeeld bijzonder nuttig om werknemers met weinig tijd (of een korte aandachtsspanne) te helpen om snel en gemakkelijk toegang te krijgen tot leermiddelen. VR is een ander groeiend hulpmiddel voor bedrijfsopleiding en -ontwikkeling.

Messaging, communicatie en samenwerking

Virtual assistants en chatbots zijn twee belangrijke communicatiemiddelen, die organisaties helpen om in een steeds diverser digitaal landschap contact te houden met hun interne en externe doelgroepen.

Hoewel deze technologieën het HR-landschap zullen blijven beïnvloeden, is de acceptatiegraad niet zo sterk als zou moeten. Uit het PwC-rapport blijkt dat:

slechts 27 procent van de respondenten HR-technologie als zeer effectief beschouwt om het gedrag op het werk te veranderen
82 procent worstelt met toepassingsproblemen, waardoor het bij remote werken moeilijk is om werknemers bij dergelijke initiatieven te betrekken.

De recente pandemie heeft de problemen nog verergerd, aangezien de motivatie van het personeel en de productiviteitsniveaus sterk zijn gedaald. Gelukkig zijn er een aantal maatregelen die u kunt nemen om deze trend om te buigen.

Welke HR Tech tools kun u inzetten?

Met de juiste HR-technologie kan u veelvoorkomende uitdagingen overwinnen. HR Tech kan u helpen om uw personeel goed, betrokken en productief te houden, wat een moeilijke onderneming is in het huidige COVID-klimaat.

1. Zoom-moeheid bestaat echt en kan worden aangepakt met een paar tech tools

Dankzij tools zoals Slack, Trello, Teams en Zoom is de technologie erin geslaagd om het voor hele werkgroepen mogelijk te maken om van de ene dag op de andere vanuit huis te werken. Maar vergaderingen via een scherm kunnen zeer belastend zijn voor de hersenen, waardoor vermoeidheid toeneemt en productiviteit daalt. Een fenomeen dat door velen 'Zoom-moeheid' genoemd wordt.

Omdat werken op afstand en hybride werken niet zomaar zullen verdwijnen, moet u ervoor zorgen dat uw mensen op lange termijn betrokken blijven door een breder scala aan communicatietools uit te proberen. U gebruikt met andere woorden niet langer enkel videogesprekken. Er is geen universele oplossing die voor iedereen werkt, aangezien verschillende mensen op verschillende manieren werken.

U kunt bijvoorbeeld kijken of tools zoals Facebook Workplace, FocusMate en PukkaTeam iets voor u en uw team zijn. Eigenlijk zijn dit virtuele coworkingruimten die dienen om de samenwerking te verbeteren en brainstormsessies mogelijk te maken. Om persoonlijke vergaderingen te vervangen, kunt u VR-conferencing gebruiken, want het biedt een andere online leer- en ontwikkelingsomgeving dan videoconferencing.

2. Technologie kan helpen om het groeiende belang van geestelijke gezondheid en het welzijn van personeel aan te pakken

Tijdens deze pandemie hebben zowel het fysieke als het mentale welzijn van werknemers een compleet nieuwe betekenis gekregen. Het virus had veel verschillende gevolgen voor de gezondheid van personeel.

Werknemers ervaren ongekende niveaus van aanhoudende stress: driekwart van alle werknemers heeft te maken met een burn-out, en 40 procent zegt dat dit een direct gevolg is van COVID-19.

HR Tech kan helpen de druk te verminderen. 83 procent van de werknemers wil namelijk dat werkgevers hen voorzien van technologie die hun geestelijke gezondheid ondersteunt, waarvoor tal van opties beschikbaar zijn.

De eerste optie is AI-therapie: 34 procent van de werknemers gelooft dat een AI-therapeut een oordeelvrije zone biedt, 30 procent gelooft dat het een onbevooroordeelde uitlaatklep zou zijn om problemen te delen en 29 procent denkt dat het snelle oplossingen zou bieden op gezondheidsgerelateerde problemen. Een andere mogelijkheid zijn chatbots, die werknemers kunnen helpen bij het vinden van hulpmiddelen en advies op vlak van geestelijke gezondheid.

Ook op vlak van fysieke gezondheid zijn er tal van HR Tech-opties. Virtuele huisartsen zijn steeds populairder en kunnen die bedrijven in het Verenigd Koninkrijk tot 1,8 miljard euro kan besparen. Dergelijke tools bieden medewerkers toegang tot medisch advies en klinieken om hun eigen gezondheid niet alleen te controleren, maar ook proactief te helpen beheren.

Naast het invoeren van social distancing-maatregelen, kunt u op de werkvloer ook sensortechnologieën installeren om fysiek contact te helpen minimaliseren en het risico op verspreiding van het virus te verkleinen.

Fitnesstrackers kunnen ook het welzijn en de betrokkenheid van uw personeel stimuleren. Zo gaf het bouwbedrijf Fluor Canada zijn personeel onlangs trackers, waarmee ze tijdens de pandemie kunnen deelnemen aan fitnessuitdagingen en hun gezondheid kunnen controleren.

Deze programma's en apparaten kunnen echter voor privacyproblemen zorgen, die HR-professionals moeten oplossen. Volgens Consumer Reports zijn wellnessprogramma's die worden aangeboden door onafhankelijke verkopers, in tegenstelling tot die van ziektekostenverzekeraars en zelf beheerde gezondheidsplannen, niet onderworpen aan de privacyregels van bijvoorbeeld de Health Insurance Portability and Accountability Act (ook wel HIPAA).

3. Leren op afstand moet een sociaal aspect hebben

Het 70:20:10-leermodel is een algemeen erkend model dat stelt dat 70 procent van de werknemers leert van de ervaring die ze opdoen op het werk, 20 procent leert van werkrelaties (zoals coaching en mentoring), en 10 procent leert van gestructureerde cursussen en leerinterventies.

Uit het Future of Jobs 2020 rapport van het World Economic Forum, leren we ook dat 94 procent van de bedrijfsleiders nu van hun werknemers verwacht dat ze leren tijdens het werk, in plaats van een formele training. Met andere woorden, het is niet voldoende om een paar online cursussen aan te bieden - u moet sociaal leren aanmoedigen. Maar, door social distancing en werken op afstand is sociaal leren grotendeels weggevallen, waardoor het voor personeel moeilijk is om te ‘leren van elkaar’.

Er zijn tal van snelle HR Tech-opties om dat op te lossen, zoals online discussie- en teamruimten, wiki's, systemen om afbeeldingen te delen en andere samenwerkingstools voor op uw intranet. Tools zoals Google Classroom, Facebook Workplace, FocusMate en PukkaTeam bieden ook virtuele coworking ruimtes om doeltreffende samenwerkingen en brainstormsessies te vergemakkelijken.

VR is een andere tool om zakelijke trainings- en ontwikkelingsprogramma's aan te bieden. Dankzij VR krijgen mensen het gevoel dat ze zich in een klaslokaal bevinden en kunnen ze dus leren van interacties met hun klasgenoten. Bij Hays zijn we ook bezig met de ontwikkeling van ons My Learning-platform, dat voortbouwt op de principes van sociaal leren en alle werkzoekenden toegang biedt tot inzichten over de gevraagde vaardigheden en hoe ze die kunnen verwerven.

De komende jaren zullen aanpassingsvermogen en veerkracht cruciaal zijn

Bedrijven hebben een ongewoon jaar achter de rug. De pandemie heeft de stijging van de digitale toepassingsgraad enorm versneld en daardoor is de HR technologiemarkt explosief gegroeid.

Er is geen pasklare oplossing die voor iedereen werkt voor in de toekomst. HR professionals moeten zich blijven aanpassen en de nieuwste tools blijven gebruiken om online leren en loopbaanontwikkeling, werving en onboarding, betrokkenheid van personeel en feedback en tal van andere belangrijke HR functies te blijven uitvoeren.

Vragen stellen aan de werknemer, is een geweldige eerste stap naar het bijhouden van hoe mensen zich voelen, hoe ze werken, en wat de potentiële problemen zijn die een samenwerking met technologie mogelijk zou kunnen helpen oplossen.

Ik kan niet voorspellen waar we over 12 maanden staan - maar ik ben er zeker van dat HR Tech een sleutelrol zal spelen in het in stand houden van de wereld van werk nu, en in de komende jaren.

Lees hier meer artikelen over thuiswerksituaties, zoals duurzame inzetbaarheid bij remote werken.